Process Mining 101 – ¿Qué es Process Mining?
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Process Mining 101 – ¿Qué es Process Mining?

¿Has oído hablar de Process Mining o Minería de Procesos pero no estás seguro de cómo funciona o si tiene algún valor para ti? ¿O eres completamente nuevo en el área de Process Mining y acabas de llegar aquí por pura casualidad? No te preocupes, ¡aquí te explicaremos todo! En esta serie de cinco partes te daremos una guía completa de lo que es Process Mining. Empezaremos con lo básico y entraremos en más detalles con respecto a su aplicación, casos de uso y posibilidades a lo largo del camino. La serie termina con ideas comunes equivocadas sobre la Minería de Procesos que causan confusión y que impiden a algunos empezar. ¿Estás listo?


Parte 1: ¿Qué es Process Mining?

Parte 2: Metas y Pasos

Parte 3: Casos de Uso

Parte 4: Process Mining en Power BI

Parte 5: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 1)

Parte 6: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)


¿Qué es Process Mining?

Comenzamos nuestro taller con los fundamentos de la Minería de Procesos. ¿Qué queremos decir con «proceso»? ¿Cómo funciona Process Mining? ¿De dónde vino? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Quién puede usarlo? ¿Cuáles son las áreas típicas de aplicación? ¿Y qué se necesita para empezar?

Contenido

Tecnología

Historia

Ventajas

¿Quién puede usarlo?

Lo que necesitas


Tecnología

¿Qué es un proceso?

En Process Mining, un proceso es una cadena de eventos compuesta por pasos con una actividad clara de inicio y fin. Esos pasos del proceso son acciones o eventos individuales en el proceso. Un ejemplo fácil de tal proceso es dirigir una pizzería y hornear una pizza. Comienza con la realización del pedido de un tipo de pizza y termina cuando se ésta se entrega. Esos son los puntos de inicio y fin. Ellos y todos los pasos intermedios (precalentar el horno, preparar la masa, añadir los ingredientes, etc.) son pasos del proceso.

¿Qué es la minería de procesos?

El término Minería de Procesos describe en realidad una mezcla de tecnologías y métodos que entran más ampliamente en el área El objetivo principal de la Minería de Procesos es analizar cómo realmente los procesos suceden, cómo se desvían del modelo ideal, qué problemas se producen, qué medidas de optimización deberían adoptarse, para luego comenzar a mejorar el proceso.

Se puede utilizar la técnica en cualquier proceso siempre que los datos pertinentes se almacenen en un sistema informático accesible. Hoy en día eso describe cualquier proceso digitalizado.

Las herramientas innovadoras de Process Mining hacen más que visualizar tu proceso. Puedes usarlas para:

  • Hacer un análisis en profundidad
  • benchmark o Referenciar
  • Comparar
  • Monitorear
  • Desencadenar los flujos de trabajo
  • Colaborar en la mejora de los procesos

¿Cómo funciona?

Los algoritmos de Process Mining utilizan datos de los llamados registros de eventos (evento log). No se trata de los típicos archivos de registro, sino de diferentes tipos de bases de datos y archivos de sistemas de información empresarial o de sistemas de planificación de recursos empresariales.

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Entre algunos ejemplos de fuentes de datos de registro de eventos típicos se incluyen SAP®, Salesforce, MS Dynamics, hojas de Excel y muchas herramientas de software personalizadas.

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Los empleados son muy habilidosos en crear atajos para sus procesos. Pueden mejorar su flujo de trabajo o incluso caer en graves violaciones de cumplimiento, por eso es tan importante encontrar estos equivocados pasos. Process Mining es la mejor solución para desvelar la red invisible de rutas piratas en tu empresa.

Los datos se visualizan en un diagrama de flujo y muestran tu proceso real. No hay juegos de adivinanzas con Process Mining. Obtienes una visión basada en los hechos de los eventos de tu organización.

Después de que tus datos han sido visualizados, puedes empezar a analizar. Hay opciones de filtro, análisis de la causa raíz de los problemas, diferentes niveles de detalle y muchas otras funciones con las que puedes llegar al fondo de las fuerzas motrices de su proceso.

Incluso hay herramientas con soporte de IA para ayudarte si no tienes idea por dónde empezar tu análisis o qué buscar.


Historia

Antes de la Minería de Procesos

Se podría decir que la idea de analizar datos no es nueva y está en lo cierto. Sin embargo, la forma en que recogemos y analizamos los datos está cambiando rápidamente. Antes de que los datos estuvieran disponibles en forma digital, la gente simplemente revisaba los documentos a mano o recogía datos de entrevistas para encontrar información útil y desviaciones de las normas.

Incluso los procesos de negocios fueron analizados de esa manera. Se necesitó de muchos consultores, semanas de tiempo, talleres, entrevistas y una gran cantidad de dinero para tener una idea de cómo estaban sucediendo las cosas y lo que se podía mejorar.

Hubo varios problemas con este enfoque porque normalmente la gente tiene una idea de cómo deberían suceder las cosas pero carecían de una visión más amplia de cómo estaban sucediendo realmente las cosas. Además, también hay excepciones al procedimiento estándar. Los pasos podrían tener que rehacerse porque hubo un error o algo cambió (por ejemplo, se cambió un pedido), el proceso en sí puede evolucionar y cambiar debido a factores externos o los pasos del proceso deben adaptarse a una nueva situación. Nadie puede ser consciente de todas estas excepciones y hacer un seguimiento de todas las desviaciones de la norma.

Por consiguiente, los resultados del antiguo enfoque eran subjetivos, incompletos y a menudo anticuados en el momento en que se disponía de ellos.

ideal process image and missing actual process image
Tu proceso ideal y tu proceso real pueden ser muy diferentes. Los enfoques tradicionales tienden a dar una imagen muy similar al modelo ideal pero muy alejada de la realidad.

Los inicios de la Minería de Procesos

A finales de los 90 las cosas empezaron a cambiar. Grandes cantidades de datos se hicieron disponibles digitalmente. El Profesor Wil van der Aalst (‘Padrino de la Minería de Procesos’) y su dedicado equipo encontraron una forma de utilizar esos datos en combinación con un software de análisis y visualización.

Así nació la primera Minería de Procesos.

Las cosas se aceleraron aún más cuando el potencial económico de Process Mining se hizo evidente. La primera generación de herramientas de Process Mining entró al mercado. Se centraron en la visualización de los procesos tal como son y permitieron el análisis, pero carecían de los elementos de BI que podemos encontrar en las herramientas de segunda generación.

Process Mining 2.0

La última ola de herramientas de Process Mining es mucho más avanzada. Es una combinación de análisis de datos, minería de datos, análisis de procesos y Business Intelligence (BI). Esto significa que, además de la visualización y el análisis (que también se ha mejorado), ahora puedes hacer benchmarking, comparar y monitorear procesos y KPIs (Key Performance Indicators), iniciar disparadores de flujo de trabajo directamente desde tu software de Process Mining y colaborar en la infraestructura de IT de tu organización para comunicar y resolver problemas.


Ventajas

La Minería de Procesos presenta grandes ventajas tanto en relación con los enfoques tradicionales del análisis de datos o la gestión de procesos como en lo que respecta a la competitividad en el mercado.

¿Qué cambia ahora en relación con los viejos métodos?

Los procesos reales son mucho más complejos que el modelo ideal. Entender cómo se están haciendo las cosas actualmente es crucial para llegar a una estrategia de mejora. La Minería de Procesos tiene muchos beneficios en comparación con el método tradicional y es capaz de resolver las debilidades y problemas que surgen durante la recopilación y análisis de datos a la antigua.

Rápido

La Minería de Procesos es mucho más rápida que el viejo método de optimización de procesos. En lugar de realizar entrevistas y talleres que luego deben ser analizados, los resultados aparecen con sólo pulsar un botón.

Objetivo

El flujo del proceso da una visión completamente objetiva de tu proceso real. No hay ningún espejismo o ilusionismo. Tú verás el proceso tal como es, no como alguien podría percibirlo.

ideal process image and real process image
Proceso ideal vs. proceso real: Process Mining te muestra el proceso real tal como es, basado en hechos. ¡No hay más juegos de adivinanzas!

La imagen completa

Obtendrás una radiografía de tu proceso. Cuando las personas individualmente saben lo que están haciendo, normalmente no hay alguien que tenga una idea del proceso entero. Con la Minería de Procesos, puedes ver el proceso completo de principio a fin incluyendo cada paso individual. Esto hace mucho más fácil comunicar los problemas y encontrar el potencial de optimización.

Procesos cambiantes y excepciones

El flujo del proceso te muestra todos los caminos desde el comienzo hasta el final de la actividad en tu proceso. Esto incluye todas las excepciones, desviaciones de norma, pasos omitidos, trabajo duplicado, etc.

Puedes reaccionar a los procesos cambiantes y averiguar si tu modelo objetivo es realmente como debería ser tu proceso o si habría mejores formas de hacerlo.

Dado que los resultados están disponibles más rápidamente, también puedes reaccionar mejor a los cambios naturales en el proceso.

Visibilidad

Con la mayoría de los procesos ocurriendo digitalmente puede ser muy difícil ver cómo y dónde se hace el trabajo. En los viejos tiempos, enormes pilas de papel se movían de un escritorio a otro para diferentes pasos, lo que hacía las cosas más fáciles. La Minería de Procesos hace visible lo que está oculto en el universo digital. Es decir, muestra el movimiento de esas «pilas virtuales de papel».

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Process Mining convierte un juego de escondidillas en una fotografía acertada, rápida y basada en hechos, la cual te permitirá utilizarla en variadas y diferentes formas.

Competitivo

Además de las ventajas sobre los típicos procedimientos de optimización, la Minería de Procesos también aumenta tu competitividad y te pone al frente en la carrera de transformación digital.

Basado en hechos

La Minería de Procesos se basa en hechos, no en corazonadas. La principal ventaja de aplicar las herramientas de Process Mining en tu empresa es la capacidad de representar lo que realmente está sucediendo, de señalar exactamente lo que necesita ser mejorado y lo que tiene la mayor prioridad.

Optimización continua

Debido a que los resultados de la Minería de Procesos son rápidos y fácil recibir, también es mucho más fácil reaccionar a los cambios en el mundo de los negocios. También es mucho más fácil asignar prioridades y desarrollar una estrategia de optimización integral, proactiva y sostenible, pero también adaptable.

Transparencia completa y máxima visibilidad

Obtienes una imagen completa de tu proceso. Puede que te des cuenta de que una de las excepciones en tu proceso actual, es en realidad mejor que tu modelo de proceso ideal. También puedes encontrar que necesitas desplegar cambios en todo el proceso o simplemente etapas muy específicas. Sea lo que sea que descubras, obtendrás la información que necesitas para desarrollar la mejor estrategia de optimización que hayas tenido antes.

Monitoreo continuo

Esta no es una solución de una sola ocasión. Puedes supervisar los KPI, ver cómo tus medidas de optimización están afectando el rendimiento de tus procesos, adaptar tu estrategia a los cambios externos y mantenerte en el camino correcto mientras optimizas tu negocio.

Empodera a tus empleados

Las empresas exitosas son la suma de excelentes procesos – y la gente que trabaja en ellos. Con su compromiso y experiencia, contribuyen al crecimiento y a la innovación cada día. Con la minería de procesos, se puede utilizar esta valiosa riqueza de conocimientos para hacer que los procesos sean mejores en el lugar donde se producen.

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Mantente informado sobre el rendimiento real de tu proceso, puedes reaccionar a los problemas y cambios antes de que se conviertan en grandes obstáculos, mantener estrategias de optimización sostenibles y exitosas y basar tus decisiones en hechos. Todos pueden entender y contribuir a las medidas de optimización como expertos en procesos para asegurar que la estrategia funcione a largo plazo.


¿Quién puede usarlo?

La Minería de Procesos se aplica en diferentes áreas por diferentes personas con diferentes propósitos. Las herramientas de la 2ª generación pueden trabajar con millones de puntos de datos, por lo que siempre que se cumplan los requisitos básicos del registro de eventos, no hay límite para el proceso que se puede explorar. Sin embargo, todavía hay áreas de aplicación y tipos de usuarios comunes, así como industrias típicas que ya aprovechan la Minería de Procesos.

Áreas de negocio

Dependiendo del área en la que trabajes, Process Mining puede ser utilizado por sus empleados internos y por proveedores de servicios externos.

In-House

  • Gerentes de procesos
  • Equipos de mejora de procesos
  • Departamentos de IT
  • Equipos de ciencia de datos

Externos

  • Auditores
  • Consultores

Tipos de usuario

Con el moderno software de Minería de Procesos, no hay que ser un mago de la tecnología para lograr resultados. Aunque hay muchos tipos de usuarios relacionados con la tecnología, incluso los usuarios finales sin experiencia en codificación pueden utilizar fácilmente las herramientas. En general, las personas que interactúan con las aplicaciones de Process Mining son:

Usuarios finales
Ver, trabajar e interactuar con los análisis existentes. Estos trabajan a nivel de informe y visual.

Analistas de procesos
Crear y configurar un análisis propio. Trabajar a nivel de informes y visualizaciones.

Científicos de datos
Modelar, crear e integrar datos. Ellos trabajan en el rango de datos asegurándose de que estos estén disponibles en la forma correcta y sean procesados e importados correctamente.

Administradores
Cuidado de la administración e infraestructura. Gestionan la infraestructura de TI en la que están integradas las herramientas de Process Mining.

Sectores de aplicación

En la siguiente lista se incluyen sólo algunos ejemplos de sectores industriales en los que ya se utiliza la minería de procesos:

  • Manufactura
  • Servicios
  • Instituciones gubernamentales
  • Atención médica
  • Bienes de consumo
  • Telecomunicaciones
  • Auditoría y Banca
  • Financiero
  • Educativo / Investigación

Lo que necesitas

Software
¿Necesitas el software de Process Mining para empezar? Tenemos nuestra propia versión gratuita. Es muy fácil de usar porque hace mucho del pre-procesamiento, carga y transforma los datos para ti. ;)

Registro de datos/eventos (Event log)
Necesitas datos para analizar. Por lo general, estos datos se almacenan en tu sistema informático y no deberías preocuparte por ello.

Process Mining utiliza los datos en un llamado registro de eventos. Esto quiere decir; bases de datos que almacenan la siguiente información: CaseID, Timestamp, Nombre de la actividad.

Volvamos a nuestro ejemplo del servicio de entrega de pizzas. Un proceso típico se vería así:

Recibir el pedido → precalentar el horno → preparar la masa → esparcir la salsa sobre la masa → añadir los toppings → hornear la pizza → poner la pizza en la caja → entregar

CaseID
Un caso es una ruta completa a través de tu proceso. Así que, por ejemplo, una entrega completa de pizza. En nuestro ejemplo, cada pedido es un nuevo caso y necesitas un nuevo ID de caso para que los pasos individuales del proceso puedan ser vinculados a un caso específico.
Por ejemplo, el cliente A pide una pizza de pepperoni – ese es un caso. El cliente B pide una pizza de queso, una pizza de pepperoni y una pizza con queso y piña – ese también es un caso, pero tiene muchos más pasos porque tienes que hacer un total de tres pizzas.

Marca de tiempo/Timestamp
¿Cuándo ocurrió un paso dentro del proceso? Una marca de tiempo te dice cuándo comenzó un proceso, cuándo terminó, o tiene dos marcas de tiempo e incluye la hora de inicio y de finalización. La versión con dos marcas de tiempo es obviamente la más precisa.
¿Cuándo pusiste la pizza en el horno? Esa es la marca de tiempo de inicio para «Hornear la pizza». ¿Cuándo la sacaste del horno? Esa es la marca de tiempo final. Si no tienes una marca de tiempo final no sabrías cuánto tiempo se perdió entre sacar la pizza del horno y ponerla en una caja. El paso de proceso «hornear la pizza» duraría hasta el comienzo del paso de proceso «poner la pizza en la caja».

Actividad
¿Qué se hizo? Este es el descriptor de los pasos de tu proceso. Los nombres de las actividades suelen ser cortos y puntuales. Ejemplos son ‘Crear PO’, ‘Enviar factura’, etc.

En nuestro ejemplo de la pizzería los nombres de las actividades serían ‘precalentar el horno’, ‘preparar la masa’, ‘añadir los ingredientes’, etc.

Puedes añadir más información a tu registro de eventos para obtener un análisis más detallado. Por ejemplo, si tienes a varias personas horneando pizza para ti, podrías añadirlas al registro de eventos. O si tienes más de una pizzería, también podría ser una categoría. Cuantas más categorías añadas, más detallado será tu análisis. Sólo ten en cuenta que la identificación del caso, la marca de tiempo y el nombre de la actividad son obligatorios, mientras que todo lo demás es opcional. De lo contrario, tienes completa libertad en el proceso que quieres analizar.


Estaremos entrando en más detalles sobre los objetivos y pasos de Process Mining en la segunda parte de esta serie.

Si tienes alguna pregunta o quieres aprender más sobre Process Mining, prueba nuestra demo, contáctanos, obtén visual gratuito, o visita nuestro sitio web. Estaremos encantados de ayudarte, responder a tus preguntas y contarte más sobre nuestra misión.