Process Mining 101 –  Process Mining en Power BI
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Process Mining 101 – Process Mining en Power BI

¿Has oído hablar de Process Mining o Minería de Procesos pero no estás seguro de cómo funciona o si tiene algún valor para ti? ¿O eres completamente nuevo en el área de Process Mining y acabas de llegar aquí por pura casualidad? No te preocupes, ¡aquí te explicaremos todo! En esta serie de cinco partes te daremos una guía completa de lo que es Process Mining. Empezaremos con lo básico y entraremos en más detalles con respecto a su aplicación, casos de uso y posibilidades a lo largo del camino. La serie termina con ideas comunes equivocadas sobre la Minería de Procesos que causan confusión y que impiden a algunos empezar. ¿Estás listo?


Parte 1: ¿Qué es Process Mining?

Parte 2: Metas y Pasos

Parte 3: Casos de Uso

Parte 4: Process Mining en Power BI

Parte 5: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 1)

Parte 6: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)


Process Mining in Power BI

En esta parte de nuestra serie, aprenderás por qué elegimos construir nuestra solución de Process Mining en Microsoft Power BI. Para nosotros fue una decisión lógica con muchas ventajas que provienen de esta combinación. Pero algunos de ustedes se preguntarán qué es Power BI. ¿Qué pueden hacer con él? ¿Por qué es una combinación perfecta con Process Mining? ¿Qué ventajas obtienes al usarlo? ¿Y qué queremos decir cuando hablamos de democratizar la Inteligencia de Negocios y la Minería de Procesos?

Content

Un poco de Inteligencia de Negocios

Combinando la Minería de Procesos y la inteligencia artificial

La Minería de Procesos en Power BI

Power BI y PAFnow


Un poco de Inteligencia de Negocios

Las plataformas de inteligencia empresarial (en inglés: BI- Business Intelligence) incluyen procedimientos y procesos para reunir, evaluar y presentar datos con el fin de aumentar el valor añadido, reducir los costos y minimizar los riesgos. Se pueden evaluar todos los KPI posibles: información sobre la propia empresa, los competidores, los clientes o la evolución del mercado. El requisito previo para ello es que los usuarios deben especificar exactamente qué es lo que quieren investigar – y cuál es el objetivo de su análisis. BI reúne los datos, muestra patrones y discontinuidades y responde a preguntas previamente definidas.

Características de una buena herramienta de BI


Fácil de usar

Funcionalidad basada en la interfaz de usuario que permite arrastrar y soltar, tiene características de clic y funciones de selección fáciles.

Flexible

Una buena herramienta de BI también ofrece una versión móvil. Es accesible sin importar en donde estés. Además, puedes recibir alertas y acceder a los tableros de control desde cualquier lugar.

Modelo de plataforma única

Pero, sin importar el dispositivo que estés utilizando, debes buscar una aproximación a sólo una plataforma. Obtendrás una solución integral que cubre la recolección, análisis e interpretación de datos. Con un modelo de una sola plataforma todo funciona en conjunto, así que no tienes que preocuparte por problemas de compatibilidad.

Analítica mejorada

El análisis optimizado ayuda a los usuarios a recopilar, analizar, interpretar y transmitir información simplificando y automatizando las tareas.

Esto incluye, por ejemplo, la preparación automatizada de datos, la recopilación de información de múltiples fuentes y la reducción de la posibilidad de errores.

También puedes utilizar el aprendizaje automático integrado y las funciones de inteligencia artificial para el análisis predictivo y la previsión sin necesidad de conocer la codificación, para preguntas y respuestas con lenguaje natural, fácil acceso y búsquedas rápidas e inteligentes.

Diversas funciones de visualización

Tus datos se transforman automáticamente en gráficos circulares, gráficos u otros tipos de presentación visual. Puedes ver y comprender rápida y fácilmente los patrones, las relaciones y las tendencias sin necesidad de un entrenamiento especializado para interpretar los gráficos.

Puedes decidir entre numerosas opciones qué gráfico es el más adecuado para presentar los datos o utilizar recomendaciones automáticas basadas en los resultados de los datos.

Colaboración y accesibilidad

El BI basado en la nube con conexiones preconstruidas es la forma más rápida y fácil de empezar y recibir resultados.

Cuando se elige una herramienta de BI basada en la nube, es muy fácil que los usuarios de toda la empresa accedan desde cualquier lugar. Esto facilita la colaboración con los compañeros de trabajo y la comunicación de problemas con la persona adecuada.

Una herramienta de BI con conexiones preconstruidas a otras aplicaciones también reduce el tiempo de inicio y es accesible para personas sin conocimientos de TI. Esto también elimina el trabajo de los respaldos de su equipo de TI, para que puedan concentrarse en otras tareas más complejas.

Los puntos ciegos en la gestión de la inteligencia artificial y los procesos tradicionales

Cuando se mira a BI y lo que puede hacer, se podría pensar que no hay necesidad de una herramienta de Minería de Procesos. Después de todo, BI ya viene con grandes capacidades de análisis y visualización. Además, podrías usar la Gestión de Procesos tradicional, como talleres y entrevistas como base para proyectos de optimización de procesos.

Pero hay una serie de desventajas en este método.

Cuando se utilizan entrevistas y talleres, es probable que se caiga en una trampa muy común en la investigación de las ciencias sociales:

Prejuicios de Deseo Social y de Prestigio

Ambas formas de tendencias impactan en la respuesta que obtienes de las personas que entrevistas.
Los prejuicios de deseabilidad social describen la inclinación de los entrevistados a responder con lo que creen que es la respuesta socialmente aceptable o favorable. Esto puede llevarlos a reportar en exceso el «buen comportamiento» o a reportar en defecto el «mal» o el comportamiento indeseable.
Los prejuicios de prestigio describen a los entrevistados que quieren ser percibidos «mejor» de lo que realmente son. Esto puede significar, por ejemplo, más rico, más frío, más competente o más duro.

Este tipo de prejuicios pueden llevar a números o imágenes de la realidad completamente equivocados. Por ejemplo, una encuesta telefónica en los EE.UU. en 1992 sobre el uso de armas encontró que alrededor de 845.000 ciudadanos estadounidenses habían utilizado un arma para defenderse de los robos durante el año. Pero las estadísticas de criminalidad sólo reportaron 430.000 robos donde alguien estaba en casa y despierto para defenderse.

Entonces, ¿qué fue? ¿Quería la gente parecer más heroica o pensó que era más aceptable socialmente informar que en realidad usan sus armas para defensa propia?

De cualquier manera, las entrevistas y los cuestionarios producen respuestas poco fiables, por lo que no son adecuados para establecer indicadores claves de rendimiento (KPI) y tableros de control.

Prejuicio de sobreviviente

Lo mismo se puede decir de sólo usar las herramientas de BI porque se usan para concentrarse en las cosas que se sabe que están ahí. Pero esto no conducirá a los resultados deseados.

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Las herramientas de BI son geniales para hacer un seguimiento de los KPIs individuales, siempre y cuando sepas exactamente cómo van los procesos de tu negocio. Pero a menudo las cosas no salen como se planean, por lo que podrías perder fácilmente oportunidades de optimización ya que tú eres quien debe de definir todos los KPIs.

Este ejemplo debería aclararte las cosas. Imaginemos que estás entrenando a gente con éxito en los negocios y que sólo estás dando ejemplos de individuos altamente exitosos como Mark Zuckerberg, Steve Jobs o Bill Gates. ¿Le dirías a la gente que deje la universidad para empezar su propio negocio de tecnología?

La respuesta es probablemente «No». Esto sería caer en la trampa del prejuicio de supervivencia. Solo miras a las personas o negocios que «lo hicieron» pero te pierdes los errores de los que no lo hicieron. Ver lo que hicieron mal te dirá mucho más que ver las cosas que otros hicieron bien.

Esa es en realidad la mayor debilidad de las herramientas de BI independientes: ¿Siempre sabes de antemano lo que es importante? ¿Qué pasa si pasas por alto las cosas que realmente importan? ¿Y si haces las preguntas equivocadas?


Combinando la Minería de Procesos y la inteligencia artificial

Process Mining tiene un enfoque diferente. En lugar de mirar los KPIs aisladamente, mira a los procesos de principio a fin. Eso significa que no necesitas una pregunta predefinida para iniciar tu análisis. Puedes echar un vistazo imparcial a tus procesos tal como están, identificar problemas previamente desconocidos y el potencial de optimización, así utilizar este conocimiento para iniciar directamente las medidas de optimización, definir los KPIs relevantes y monitorear tu progreso.

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Hay dos diferencias principales entre BI y la Minería de Procesos: 1) BI asume que los procesos subyacentes son conocidos, mientras que Process Mining cree que incluso los procesos bien definidos a menudo no van como se planean. 2) A menudo se utiliza BI para analizar datos incompletos e imparciales sin saber realmente que se está pasando algo por alto. Process Mining mira un proceso de punta a punta y crea una imagen objetiva de todas las variantes y desviaciones. Si BI rastrea y mira notas individuales en su hoja, Process Mining mira toda la sinfonía.

¿Entonces eso significaría que la Minería de Procesos es mejor que BI y que puede hacer más? No del todo. Process Mining funciona mejor con datos de eventos. Las herramientas de BI probablemente serán más fuertes con cualquier dato que no esté basado en eventos. Alternativamente, podrías transformar todos tus datos en datos de eventos, pero eso requiere mucho esfuerzo.

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Process Mining te ayuda a encontrar el potencial de optimización y los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes observando tus procesos de negocio de principio a fin. Pero funciona mejor con datos de eventos mientras que las herramientas de BI son más fuertes con otros tipos de datos.

Es por ello que la combinación de herramientas de BI y de Minería de Procesos de última generación es una elección natural. Se obtiene lo mejor de ambos mundos.

Es más, Process Mining funciona mejor y puede lograr los mejores resultados cuando hay muchos conectores a bases de datos y otras fuentes de datos para que sus conectores de registro de eventos y acciones compartan, colaboren y activen los flujos de trabajo. Cuanto mayor sea la variedad de conectores, más versátiles son los usos de una herramienta de Process Mining. Las herramientas de BI proporcionan el marco adecuado con todos estos conectores y Power BI tiene un conjunto incomparable de conectores.

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Process Mining te muestra todas las cartas sobre la mesa, es completamente imparcial. Combinando Process Mining y BI, descubres qué preguntas debes hacer, qué debes mejorar y a hacer un seguimiento de lo que realmente es importante.

Process Mining en Power BI

Desde su introducción en 2014, Power BI ha crecido hasta convertirse en el, líder del mercado de BI. Pero incluso antes de eso, Gartner ha listado a Microsoft como líder en soluciones de BI durante 12 años consecutivos.

Power BI forma parte de Office 365 y de la plataforma Power Platform de Microsoft, usadas como la herramienta principal por la mayoría de las empresas y organizaciones de todo el mundo.

Para todas estas organizaciones tiene sentido utilizar Power BI en lugar de soluciones de terceros, ya que forma parte de Office 365 y cumple con todos los criterios de las herramientas BI altamente avanzadas:

  • Está basado en la nube, por lo que los usuarios tienen acceso a capacidades de inteligencia de vanguardia y algoritmos poderosos desde cualquier lugar dentro de la estructura de una empresa.
  • Varias posibilidades de visualización y plantillas permiten a las empresas entender realmente sus datos.
  • Las funciones incorporadas de aprendizaje ayudan a los usuarios a analizar los datos y a detectar tendencias o hacer predicciones.
  • Se pueden establecer alertas en los KPIs para mantenerse informado sobre las métricas y medidas importantes.
  • La seguridad de los datos juega un papel importante en el Power BI por lo que hay medidas de seguridad como controles granulares en la accesibilidad tanto interna como externa.
  • Power BI viene como una una aplicación para dispositivos Android, iOS y Windows 10, así como una versión de escritorio gratuita y diferentes planes para las versiones pro y premium.

Ventajas de Power BI

Pero hay más en el poder de BI que sólo sus grandes capacidades. Normalmente, las soluciones de BI son utilizadas principalmente por analistas de negocios y científicos de datos. Pero el Power BI puede ser utilizado por una amplia gama de personas en una empresa debido a un enfoque muy fácil de usar.

Además, los usuarios destacan el atractivo visual, el coste razonable de las licencias y la experiencia del cliente como algunos de los puntos fuertes de Power BI:

  • Power BI puede tratar con cantidades especialmente grandes de datos.
  • La interfaz intuitiva, combinada con muchas opciones de personalización, facilita el acceso y el análisis de los datos rápidamente.
  • Como parte de la familia Microsoft, Power BI se integra fácilmente con otras herramientas de Microsoft como Dynamics o SharePoint, y con productos que no son de Microsoft como SAP® o Salesforce.
  • Power BI se puede utilizar como una herramienta de autoservicio y ayuda a los usuarios menos experimentados con cuadros de mando generados automáticamente, características de IA como Q&A o QuickInsights y capacidades de aprendizaje automático.
  • Funciona con cualquier dato, así que cualquier cosa que quieras reportar, puedes hacerlo.

Considerando el enfoque basado en el usuario y la gran retroalimentación, no es sorprendente que Power BI haya experimentado un gran crecimiento en su base de usuarios a lo largo del último año.


Power BI y PAFnow

Ahora agrega a eso las características de Process Mining de PAFnow y tendras un ‘perfect match’.

Todas las aplicaciones de Process Mining necesitan conectividad con los sistemas de back-end, así como capacidades de análisis y visualización. PAFnow se construye simplemente sobre la plataforma de Power BI, lo que permite a los clientes utilizar lo mejor de Power BI y PAFnow Process Mining en una sola solución.

A diferencia de otras herramientas de Process Mining, PAFnow no compite con la infraestructura de informes de BI implementada en la empresa. En realidad, es todo lo contrario: PAFnow encaja perfectamente en los informes existentes, funciona homogéneamente dentro de Power BI. Para todos los clientes que usan Power BI, PAFnow es una elección natural.

illustration of a man and a woman doing the fusion-dance in front of a Process Mining Bi dashboard
Cuando se fusionan Power BI y PAFnow Process Mining, se obtiene una herramienta de análisis y supervisión increíblemente potente que ayuda a encontrar el mayor potencial de optimización, a colaborar en la implementación de medidas de optimización, a hacer un seguimiento del éxito de tu estrategia, y que es versátil y fácil de usar.

Dentro de tu infraestructura puedes usar todas las ventajas de la Minería de Procesos con PAfnow. No hay necesidad de aprender una nueva herramienta. Los usuarios se benefician de un período de familiarización muy corto, lo que lleva a una gran aceptación del producto.

Además de los algoritmos de PAFnow, los usuarios de PAfnow Process Mining también pueden utilizar simultáneamente la IA de Microsoft, el aprendizaje automático y el Q&A para sus datos de proceso. Las capacidades de Monitoreo, Alerta y Colaboración te ayudan a convertir el análisis y los conocimientos de los procesos en métricas clave de las que quieras hacer un seguimiento.

Los numerosos conectores de fuentes de datos de Power BI te permiten extraer datos de varios sistemas de información, mientras que una variedad de conectores de acción permiten inyectar los resultados de Process Mining en otras aplicaciones, colaborar y tomar las acciones apropiadas para la mejora de los procesos.

Los hallazgos pueden ser integrados y mostrados como tableros o informes en un sitio web, en una aplicación móvil o en otra aplicación. De esta manera, se ponen a disposición de forma muy fácil y rápida a través del lugar de trabajo digital Office 365 exactamente donde surgen los problemas de los procesos que pueden ser eliminados o prevenidos.

La integración de PAfnow en Power BI también hace que la discusión sobre «¿Qué es mejor – BI o Process Mining?» sea redundante. Ahora se trata de hacer que la Minería de Procesos sea fácil, conveniente y asequible y, por lo tanto, accesible a todos los usuarios finales a través de la plataforma líder de BI. Esto es exactamente lo que hace PAFnow en Power BI.

Democratización de la BI y la minería de procesos

La visión de Microsoft sobre Power BI es hacer que la solución líder de análisis / BI sea tan fácil de usar y accesible como sea posible. Esto coincide con la filosofía de PAF de democratizar la Minería de Procesos, en términos de accesibilidad, usabilidad y operabilidad intuitiva.

Esto significa escuchar los comentarios de los usuarios, reducir las barreras de iniciación y centrarse en una solución de bajo código o sin código, que pueda ser utilizada por personas sin conocimientos de codificación.

También significa el acceso a Microsoft AppSource y una variedad de imágenes para tu informe. En total hay más de 150 tipos de visualización (como gráficos de barras, gráficos circulares, diagramas de árbol, mapas, gráficos de área, etc.) que están certificados y son proporcionados por Microsoft y miembros de la comunidad para la comunidad global de Power BI. También puedes crear y ofrecer tus propios visuales personalizados en AppSource.

En PAFnow tenemos nuestro propio visual gratuito de Process Mining, así como varios otros visuales personalizados que forman parte de PAFnow software.


En la próxima parte de nuestra serie hablaremos de las ideas erróneas y los malentendidos comunes en torno a Process Mining.

Si tienes alguna pregunta o quieres aprender más sobre Process Mining, prueba nuestra versión demo, contáctanos, obtén el visual gratuito, o visita nuestro sitio web. Estaremos encantados de ayudarte, responder a tus preguntas y contarte más sobre nuestra misión.