Process Mining 101 – Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)
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Process Mining 101 – Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)

¿Has oído hablar de Process Mining o Minería de Procesos pero no estás seguro de cómo funciona o si tiene algún valor para ti? ¿O eres completamente nuevo en el área de Process Mining y acabas de llegar aquí por pura casualidad? No te preocupes, ¡aquí te explicaremos todo! En esta serie de cinco partes te daremos una guía completa de lo que es Process Mining. Empezaremos con lo básico y entraremos en más detalles con respecto a su aplicación, casos de uso y posibilidades a lo largo del camino. La serie termina con ideas comunes equivocadas sobre la Minería de Procesos que causan confusión y que impiden a algunos empezar. ¿Estás listo?


Parte 1: ¿Qué es Process Mining?

Parte 2: Metas y Pasos

Parte 3: Casos de Uso

Parte 4: Process Mining en Power BI

Parte 5: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 1)

Parte 6: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)


Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)

Hay mucha información flotando en Internet sobre Process Mining y la entendemos fácilmente. Es un tema interesante y emocionante que merece ser discutido. Pero también hay mucha información que es engañosa y causa confusión entre nuestros clientes y socios y la gente que sólo está empezando a aprender sobre Process Mining.
Es por esto, que hemos recogido las ideas erróneas y los malentendidos más comunes en torno a la Minería de Procesos para aportar algo de claridad al tema. Este post se centra en los conceptos erróneos sobre los resultados y efectos de Process Mining.

Contenido

Sobre modelos de procesos y rutas piratas

¿No hay necesidad de una estrategia de optimización con Process Mining?

Predicciones y promesas

¿Destruye la minería de procesos las carreras de gestión de procesos?

¿Process Mining expone al empleado más débil?


Sobre modelos de procesos y rutas piratas


Suposición

“No necesitas conocer los procesos tal como son para optimizar tu negocio”

Lo que es cierto

Las personas que argumentan de esa manera suelen abordar el tema desde una perspectiva de transformación empresarial un poco anticuada. La transformación empresarial puede ser vista como una de las muchas áreas de la gestión empresarial (de procesos) o como su predecesora. El objetivo de la transformación empresarial es desarrollar nuevos procesos que sean mejores que los actuales. El argumento que utilizan es que si el proceso se cambia de todos modos, no hay necesidad de saber cómo está sucediendo actualmente.

Pero eso es un poco como tratar de reinventar la rueda sin realmente hacerlo. Si no conoces tu proceso tal cual, ¿cómo puedes garantizar que no repetirás los errores del pasado y del presente?

Ahora bien, si quieres hacer un proyecto de automatización, puedes escuchar el argumento contrario «¡Pero no queremos simplemente automatizar nuestro defectuoso e ineficiente proceso tal como está! ¡Necesitamos rediseñarlo!»

Tampoco queremos que automatices un proceso defectuoso. Sin embargo, estamos convencidos de que necesitas conocer tu proceso tal cual, incluyendo todas sus «fallas» para determinar tus mejores opciones de optimización y automatización.

Esto se debe a algo llamado 'Los caminos piratas' (o ‘caminos de libre albedrío’, ‘atajos’, ‘caminos conducidos por el deseo’ o ‘presiones sociales’). Los Caminos piratas pueden encontrarse en parques u otras áreas con senderos y rutas formales predefinidas a seguir. Son los caminos que los humanos crean para ir del punto A al punto B más rápido de lo que lo harían utilizando la ruta oficial. Seguramente te has encontrado con un camino pirata antes. ¿Esos caminos de tierra fangosa que cruzan sobre una zona verde en un parque? Eso es un camino pirata. Por supuesto que hay una ruta pavimentada alrededor de la zona verde, pero toma más tiempo caminar por ahí.

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Los colaboradores son muy eficaces en la creación de atajos en su proceso. Pueden mejorar su flujo de trabajo o cometer graves violaciones de cumplimiento, por eso es tan importante encontrar estos atajos. Process Mining es la mejor solución para desvelar la red invisible de rutas piratas en tu empresa.

También hay rutas piratas en tu proceso de negocio. Aunque pueden violar las normas y directrices oficiales (tus ‘caminos pavimentados’), pueden ser una forma más eficiente de ir de A a B. Los humanos son muy eficaces para encontrar o crear atajos. Nunca sabrías de ellos si te saltaras el análisis de ‘tal cual’.

Del mismo modo, no encontrarías el verdadero potencial de mejora de tus procesos o verías lo bien que está funcionando tu estrategia. ¿Cómo puedes medir y monitorear el mejoramiento cuando no sabes dónde comenzó?


¿No hay necesidad de una estrategia de optimización con Process Mining?


Suposición

“Process Mining te proporciona automáticamente recomendaciones y medidas de optimización”

Lo que es cierto

La Inteligencia Artificial puede decirte qué números de su conjunto de datos parecen sospechosos y sugerirte dónde empezar a buscar las causas de fondo. Pero ni Process Mining ni ninguna otra solución impulsada por la IA puede y debe decirte los pasos exactos para mejorar tu proceso.

Cada empresa, cada proceso es diferente, lo que funciona para ti no funcionará para los demás. Process Mining puede mostrarte exactamente dónde y sobre qué deberías actuar, pero depende de ti y de los colaboradores de tu compañía actuar de manera conveniente.

Process Mining te muestra tu proceso como sucede y puede decirte las causas de raíz de los problemas como los bucles, el doble trabajo, los residuos y los cuellos de botella. Pero, con el estado actual de la tecnología, no te dirá cómo arreglar esos problemas. Y eso no es algo malo.

Process Mining no tiene el conocimiento específico para cada sector de la industria de negocios. No sabe nada sobre la filosofía de su empresa, cómo manejar a los colaboradores, hacer tratos o hacer excepciones. Puede mostrarte el viaje del cliente, los procesos de compra, todo el panorama de las transacciones y todas las excepciones y causas de raíz, pero el ‘cómo’ todavía depende de ti. Process Mining se trata de capacitarte para tomar las decisiones correctas lo más rápido posible, pero no se trata de tomar decisiones lejos de ti.

Con el ritmo del desarrollo tecnológico, esto podría cambiar en el futuro, pero incluso entonces, puede ser una buena idea pensar en las soluciones proporcionadas como genéricas.

Todavía tienes que considerar el contexto de la estructura de tu empresa, sus objetivos, lo que quieres lograr con la Minería de Procesos y cuál sería la mejor manera de lograr estos objetivos.

Una estrategia es una solución a largo plazo. Necesitas monitorear tu éxito. Optimizar las cosas a ciegas no es una estrategia.Monitorear cada posible KPI tampoco es una estrategia.

Process Mining es una solución que te ayuda a establecer una verdadera estrategia:

  • Crea una jerarquía de tareas
    Averiguas todo lo que podría ser optimizado, defines las tareas más importantes y aquellas que pueden esperar o que en realidad no son de ninguna preocupación (por ejemplo, un caso con un largo plazo de entrega no es necesariamente causado por doble trabajo o desperdicio, sino que puede ser complicado y consumir mucho tiempo).
  • Define los KPIs que importan
    Hay una gran historia sobre la compañía Sky y cómo esta rastreó y redujo el número de KPIs de 2000 a 30. Imagine tracking 2000 KPIs. Imagina rastrear 2000 KPIs. Siempre habrá puntos de vista opuestos, implicaciones y números para apoyar cualquier cosa. Eso no es un manejo efectivo de KPIs. Process Mining te muestra lo que va bien y lo que no, en tu proceso. A partir de esos puntos de vista puedes derivar los KPIs que realmente importan.
  • Mantén un seguimiento del éxito de tu estrategia
    Puedes hacer una evaluación comparativa de tus procesos, ver cómo sus cambios afectan al rendimiento de estos y reaccionar rápidamente a los cambios externos. La minería de procesos no es un asunto de una sola vez, puedes repetirlo una y otra vez. A medida que tu empresa se desarrolla, también lo hacen sus procesos. Con Process Mining, ves exactamente cómo.

Predicciones y promesas


Suposición

“Antes de empezar con la Minería de Procesos, ya sabrás exactamente cuánto puedes mejorar”

Lo que es cierto

Hay dos lados de esta afirmación. El lado en el que usas Process Mining para alcanzar una meta específica y el lado en el que usas Process Mining sin una pregunta u objetivo claro en mente.

Cuando usas Process Mining para alcanzar una meta específica (por ejemplo para mejorar la confiabilidad de la entrega) las posibilidades de saber cuánto mejorarás son realmente altas. Después de todo, mejorar en un grado específico es la meta del proyecto. Estás usando Process Mining para averiguar cómo alcanzar esa meta. Process Mining puesto en un contexto concreto es muy poderoso. Por ejemplo, puedes usarlo para aumentar la eficiencia operacional, para reducir errores, o para evaluar la fiabilidad de los proveedores.

Process Mining sin un contexto específico es también muy poderoso pero de una manera diferente. Es como preguntarse «¿Cómo es mi proceso y por dónde debo empezar a mejorarlo?». Pero si usas Process Mining de esa manera, es más difícil decir de antemano cuánto puedes mejorar.

Pero no conocemos tu proceso actual, todavía. Esa es la razón por la que estamos haciendo Process Mining. Averiguamos el estado actual de tu proceso para determinar el potencial de mejora, los problemas, los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes y para ayudarte a establecer una estrategia de optimización efectiva que se ajuste a tu empresa. Pero no podemos prometerte números concretos mientras no sepamos cómo es tu proceso. Cualquiera que te dé números exactos antes de que el análisis real haya sucedido es un poco demasiado entusiasta sobre lo que Process Mining puede hacer. No estamos haciendo adivinanzas, estamos trabajando con conocimientos y hechos.

Así que, si tú nos pregunta «¿Puede Process Mining ayudarme a aumentar la fiabilidad de la entrega en un 25 por ciento?» la respuesta más probable será «Si ese es su objetivo, entonces sí!». Por otro lado, si nos estás preguntando «¿Cuánto puede Process Mining aumentar la fiabilidad de entrega de mi compañía?» no podemos decírtelo. Pero podemos decirte lo que sabemos que es posible de proyectos anteriores.

Nunca hay una pregunta si Process Mining te ayudará a ahorrar dinero y recursos, o te ayudará a optimizar, o a automatizar tus procesos Cada proceso puede ser mejorado. Encontraremos desperdicios y trabajo doble. Encontraremos cuellos de botella, largos plazos de entrega, y extrañas variantes. Y lo haremos en una fracción del tiempo que los proyectos de optimización tradicionales necesitan, de forma precisa y objetiva (usando Process Mining puedes reducir los esfuerzos de transformación y los costos en más de un 90%. Esta cifra es un hecho). Cuánto tiempo, dinero o lo que sea que esto ahorre en tu proceso de negocios depende de la calidad de tu proceso tal como está.

Por lo tanto, invierte inteligentemente, benefíciate de un rápido retorno de la inversión y disfruta de mejores procesos.


¿Destruye la minería de procesos las carreras de gestión de procesos?


Suposición

“Cuando se usa el software de Process Mining no se necesitan gerentes de procesos”

Lo que es cierto

Process Mining automatiza algunos de los pasos de los proyectos de optimización de procesos. Principalmente, el aspecto de visualización y las áreas de análisis y monitoreo.

Cuando mencionas la automatización, la gente siempre teme ser reemplazada. Este temor tiene sus raíces en los efectos de la producción automatizada, que reemplazó a los trabajadores humanos por robots. Pero no estamos cerca de alcanzar ese escenario en la TI. Así que ni los analistas de datos ni los gerentes de procesos tienen que temer ser reemplazados.

Lo que es cierto, es el hecho de que no tienen que depender de entrevistas u otras medidas costosas y que consumen mucho tiempo para obtener información sobre tu proceso. Pero aunque Process Mining automatiza esta parte de la optimización de los procesos y algunas otras áreas como la supervisión y las áreas de control, sigue siendo necesario contar con expertos.

Process Mining es una herramienta y como cualquier otra herramienta necesita personas que sepan cómo usarla y puedan enseñar a aquellos, que todavía están un poco inseguros acerca de los detalles. Para proyectos de optimización complejos con muchos puntos de datos es una buena idea tener analistas alrededor que puedan apoyarle en su viaje de Process Mining.

Y después del análisis del proceso tal como está, se debe derivar e implementar una estrategia. Hablamos de esto en la quinta parte de esta serie: Process Mining, no mejora automáticamente tu proceso. Te ayuda a encontrar el potencial de optimización en tu proceso. Tú y tus colaboradores, como un equipo de expertos en procesos, tienen que utilizar estas ideas para implementar cambios que funcionen para tu empresa.

Cada empresa es diferente y también lo es cada proceso. Con Process Mining traes objetividad, visibilidad y velocidad a tu proyecto de optimización. Pero todavía necesitas humanos para interpretar los resultados, derivar una estrategia e implementar los cambios.


¿Process Mining expone al empleado más débil?


Suposición

“La Minería de Procesos expone a los empleados que se desempeñan con menos eficiencia y es un riesgo para la seguridad de los datos”

Lo que es verdad

Los detalles de cualquier análisis de Process Mining dependen de los detalles de los datos. Si no hay datos que estén vinculados a los empleados individuales, entonces no hay información sobre los empleados individuales. Si hay datos que pueden identificar a una persona individual, los datos de Process Mining pueden ser seudónimos para garantizar la máxima seguridad de la información personal.

Pero, ¿qué sucede si un problema concreto de un proceso puede rastrearse hasta un empleado (por ejemplo, si sólo hay un empleado que realiza un paso del proceso)?

La minería de procesos no consiste en señalar con el dedo, sino en prestar una mano. Así que la pregunta no es «¿Quién comete errores?» sino «¿Por qué alguien comete errores?» y luego ayudar a esa persona a evitarlos.

machines and humans working together
Process Mining no se trata de exponer a las personas sino de capacitar a los colaboradores para que resuelvan los problemas y a los directores de procesos para que creen las mejores estrategias.

Hay tantas razones por las que un empleado no puede rendir bien. ¿Necesita un empleado capacitación porque hay un paso del proceso que sólo se necesita de vez en cuando? ¿Ese empleado trabaja con proveedores que tardan mucho en entregar las mercancías? ¿O hay algo raro en la secuencia del trabajo de esa etapa del proceso?

En realidad, Process Mining es mucho más eficiente en la capacitación de los empleados que los enfoques tradicionales de gestión de procesos. En la gestión de procesos tradicionales es posible encontrar áreas que no están funcionando bien, pero las razones detrás de los problemas son muy difíciles de encontrar. En esos casos es mucho más fácil señalar, aunque el problema no recaiga en la persona. Por el contrario, la minería de procesos señala el problema, lo visualiza, de modo que puede ser comunicado, y por lo tanto ayuda a encontrar soluciones.


Este es el final de nuestra serie de Process Mining 101.

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