Process Mining 101 – Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 1)
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Process Mining 101 – Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 1)

¿Has oído hablar de Process Mining o Minería de Procesos pero no estás seguro de cómo funciona o si tiene algún valor para ti? ¿O eres completamente nuevo en el área de Process Mining y acabas de llegar aquí por pura casualidad? No te preocupes, ¡aquí te explicaremos todo! En esta serie de cinco partes te daremos una guía completa de lo que es Process Mining. Empezaremos con lo básico y entraremos en más detalles con respecto a su aplicación, casos de uso y posibilidades a lo largo del camino. La serie termina con ideas comunes equivocadas sobre la Minería de Procesos que causan confusión y que impiden a algunos empezar. ¿Estás listo?


Parte 1: ¿Qué es Process Mining?

Parte 2: Metas y Pasos

Parte 3: Casos de Uso

Parte 4: Process Mining en Power BI

Parte 5: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 1)

Parte 6: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)


Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos

Hay mucha información flotando en Internet sobre Process Mining y la entendemos fácilmente. Es un tema interesante y emocionante que merece ser discutido. Pero también hay mucha información que es engañosa y causa confusión entre nuestros clientes y socios y la gente que sólo está empezando a aprender sobre Process Mining.

Es por esto, que hemos recogido las ideas erróneas y los malentendidos más comunes en torno a la Minería de Procesos para aportar algo de claridad al tema. Este post se centra en los conceptos erróneos sobre los resultados y efectos de Process Mining.

Contenido

¿Es la minería de procesos solo para las grandes empresas y Big Data?

¿Es la minería de procesos solo útil para algunos procesos o sistemas de tecnología de la información?

¿Qué es eso del registro de eventos?

¿Es Process Mining igual a Process Science?

Es Process Mining lo mismo que…


¿Es la minería de procesos solo para las grandes empresas y Big Data


Suposición 1

“La Minería de Procesos sólo aplica para enormes cantidades de datos”

Lo que es cierto

La Minería de Procesos se basa en datos de eventos que se visualizan automáticamente en un flujo de procesos. Esta característica automatizada facilita el tratamiento de grandes cantidades de datos. Pero eso no significa que no puedas usar Process Mining cuando tus procesos no están completamente automatizados, o sólo tienes pequeñas cantidades de datos de procesos más simples. A Process Mining no le importa cuán complejo sea su proceso o cuántos datos se puedan introducir en la herramienta.

En Process Mining el objetivo es descubrir el proceso en curso tal como es de extremo a extremo. No sólo porque ese proceso sea más simple significa que esté claro su curso. En realidad, cuando todavía tienes dudas, es buena idea empezar con un pequeño proyecto de Process Mining y seguir con proyectos más grandes. Eso es porque Process Mining es sólo una parte en un proyecto de optimización. La estrategia, planificación y aplicación de medidas de optimización son otras partes. Y es más fácil empezar con un proyecto de optimización completo en una escala más pequeña. Además, siempre puedes agregar datos si es necesario. Esa es la belleza de la Minería de Procesos, en lugar de un acuerdo de una sola vez, puedes usarla para monitorear y mejorar constantemente tus procesos.

Suposición 2

“Sólo las empresas grandes pueden beneficiarse de la Minería de Procesos”

Lo que es cierto

La Minería de Procesos se ve más impresionante cuando se observan los complejos procesos dentro de las grandes empresas. Pero las empresas más pequeñas también pueden y deben beneficiarse de la Minería de Procesos. Se trata de un análisis profundo del rendimiento de los procesos, el cumplimiento de conformidad y el potencial de optimización. No importa el tamaño de una empresa, todos pueden beneficiarse de las estrategias de optimización y mejora.

Lo que también es cierto, es que Process Mining estaba escondido detrás de costosos muros de pago y fue diseñado de una manera demasiado complicada. Así que las barreras para iniciarse eran relativamente altas para las empresas más pequeñas. Pero esto está cambiando, sobre todo debido a nuestra propia estrategia de democratización. Process Mining ahora es asequible. Incluso hay una versión gratuita de nuestra solución disponible en Microsoft AppSource. Es fácil, porque el informe está pre-construido para ti y la aplicación se basa en una interfaz de usuario fácil de navegar. Así que realmente no hay nada que detenga a las pequeñas empresas por más tiempo.


¿Es la minería de procesos solo útil para algunos procesos o sistemas de tecnología de la información?


Suposición

“La Minería de Procesos sólo es útil para los sistemas BPM o ERP y sólo es aplicable a procesos muy específicos”

Lo que es cierto

La gente suele pensar que la Minería de Procesos sólo puede aplicarse a procesos totalmente automatizados, es decir, procesos que están completamente controlados por un sistema informático. Pero eso no es cierto. En el mundo empresarial moderno, casi todos los procesos dejan rastros en el sistema. Y Process Mining puede usar esos rastros. Así que mientras se pueda acceder a los datos de alguna manera, la Minería de Procesos es posible.

La principal diferencia aquí es la que hay entre controlar un proceso y apoyar un proceso. Piénsalo de esta manera: la tecnología ha cambiado la forma en que nos comunicamos, pero sólo nos apoya con herramientas de comunicación. En lugar de escribir una carta en papel y enviarla por correo, se puede escribir un correo electrónico, o en una situación menos formal utilizar algún tipo de chat para hablar con la gente. Es fácil ver los rastros que deja este tipo de comunicación. Y es lo mismo con los procesos de negocios. En los procesos que se apoyan en estructuras de TI, los datos son un subproducto. Pero todavía se puede utilizar en la minería de procesos.

De hecho, el valor de la Minería de Procesos para esos casos puede ser mucho mayor que el de los procesos totalmente automatizados. En los procesos menos controlados las posibilidades de trabajar de manera flexible son mucho mayores y como tal suele haber una falta de conciencia de cómo trabajan realmente las personas. La Minería de Procesos descubre precisamente esos procesos ocultos.

Esto no quiere decir que los procesos automatizados no sean adecuados para la Minería de Procesos. Al contrario. Para los procesos automatizados basados en modelos de procesos rígidos, Process Mining puede revelar los puntos débiles del modelo.

La cosa acerca de Process Mining es, que se puede trabajar con cualquier proceso siempre y cuando haya un CaseID, Timestamp y Activity Name localizado en algún lugar del sistema IT. Hablando de eso…


¿Qué es eso del registro de eventos?


Suposición 1

“La Minería de Procesos recoge y transforma todos los datos necesarios de forma automática”

O el polo opuesto:

“Antes de empezar con la Minería de Procesos, primero hay que reunir, limpiar y transformar enormes cantidades de datos”.

Lo que es cierto

Process Mining necesita muy pocos puntos de datos. Lo importante es el formato. Process Mining trabaja con datos de registro de eventos (Event Log). Esos datos pueden provenir de varias fuentes, incluyendo bases de datos, archivos csv, hojas de cálculo, registros (por ejemplo, transacción o mensaje) o sistemas ERP. Los puntos de datos mínimos son un caseID, una marca de tiempo y un nombre de actividad.

Un caseID es un identificador único para cada caso individual de un proceso. Así, por ejemplo, un ID de pedido.

Un case es una ruta a través del proceso y se compone de una serie de eventos, de ahí el nombre registro de eventos.

Un timestamp simplemente te dice cuándo ocurrió algo.

Un activity name te dice lo que pasó. Por ejemplo, una colocación de un pedido.

La herramienta de Process Mining no busca los datos apropiados en tu sistema, tú necesitas alimentarlo en la herramienta. Pero eso no es tan difícil como parece. Además, definitivamente tienes datos apropiados almacenados en algún lugar. Ahí es donde tus o nuestros analistas te ayudan.

A veces, es necesario transformar los datos en el formato adecuado. Pero eso tampoco es tan difícil y lleva tanto tiempo como la gente suele pensar. Y lo bueno es que, después de introducir los datos en la herramienta de Minería de Procesos, la visualización del flujo de procesos y otros visuales, así como la creación de páginas de informe se produce automáticamente.

Así que para abreviar: ni la carga de datos en Process Mining está totalmente automatizada ni es demasiado complicada. Es sólo que necesitas los datos correctos en el formato correcto.

a man confused by the term 'event log'
Mucha gente está confundida e intimidada por el término «Event Log». Pero sólo se requieren los datos para la Minería de Procesos: una colección de eventos, clasificados por tres puntos de datos.

Suposición 2

“Puedes usar una base de datos u otras herramientas como Excel para analizar tus procesos, no hay realmente necesidad de Process Mining”

Lo que es cierto

Eso lo dicen a menudo las personas que se sienten intimidadas por el registro de eventos. Pero aquí está la verdad: teóricamente podrías usar los datos que alimentarías en una herramienta de Process Mining y hacer un análisis manual. Sin embargo, eso tomaría mucho más tiempo y causaría costos mucho más altos que cualquier proyecto de Process Mining. Además, los resultados no estarían necesariamente completos o bien presentados.

La fortaleza de Process Mining radica en su capacidad para mostrar las cosas como actualmente están pasando, incluyendo todos los valores atípicos. Reunir esa información a través de cualquier otro método puede no ser imposible, pero llevaría una eternidad. Y entonces también tendrías que traerlo en un formato que te permita compartir y discutir tus ideas con otros. Process Mining hace todas estas cosas por ti, de forma rápida, objetiva y fiable.

Y lo más importante es que no necesitas saber lo que estás buscando porque Process Mining revelará aquellas áreas que deben ser optimizadas. Puedes explorar tus procesos y mirar varias perspectivas diferentes.

Así que, ¿no es mejor tomarse el tiempo limitado que se necesita para crear un registro de eventos en lugar de examinar sus datos por ti mismo?


¿Es Process Mining igual a Process Science?


Suposición

“La Minería de Procesos es la Ciencia de Procesos, un enfoque científico para descubrir y optimizar los procesos”

Process Mining is not process science
Es fácil confundir la Minería de Procesos con la Ciencia de Procesos. La Minería de Procesos es una subcategoría de la Ciencia de Procesos. Se utiliza para el análisis y para desarrollar estrategias de optimización.

Lo que es cierto

La Ciencia de Procesos es una colección de disciplinas que combina las TI con las ciencias de la gestión. El objetivo principal de la Ciencia de Procesos es mejorar los procesos en términos de tiempo, costes, calidad, velocidad, flexibilidad y fiabilidad.

Esto suena como la Minería de Procesos, pero la Ciencia de Procesos viene con muchas más herramientas y áreas. De hecho, el área a la que pertenece la Minería de Procesos es la Gestión de Procesos Empresariales que, a su vez, es sólo un subconjunto de las disciplinas de la Ciencia de Procesos.

Process Mining encaja en el lado del análisis de la Ciencia de Procesos. Utiliza datos de eventos para visualizar los procesos de negocio y permite un análisis detallado de esos procesos. De esta manera, Process Mining trabaja con el comportamiento registrado en contraste con el comportamiento percibido.


Es Process Mining lo mismo que…


Suposición 1

“Las herramientas de Minería de Procesos e Inteligencia de Negocios hacen las mismas cosas”

Lo que es cierto

En la superficie, el BI y la Minería de Procesos se ven similares. Ambas son para el análisis de datos en el área mayor de la gestión empresarial. Ambos utilizan visualizaciones para facilitar el análisis de los datos.

Pero BI se centra tradicionalmente en la definición y el seguimiento de KPIs aislados, mientras que Process Mining mira los procesos de principio a fin y ayuda a encontrar las causas del trabajo duplicado, desperdicios y cuellos de botella.

La principal diferencia es que BI asume que ya se conoce el proceso de negocios, mientras que Process Mining reconoce el hecho de que no importa cuán bien se planifique un proceso, las cosas siempre van de manera diferente a lo planeado.

Eso significa que Process Mining ayuda a encontrar el mayor potencial de optimización, a definir prioridades y a monitorear aquellos KPI que realmente importan.

En ese sentido, Process Mining y BI se complementan entre sí y ambos son más fuertes juntos que separados.

Con la segunda generaciónProcess Mining de Process Mining las fronteras entre BI, la minería de datos y el análisis de procesos se vuelven aún más borrosas. Las herramientas de BI ahora también utilizan características de Process Mining de última generación, pero en general la naturaleza complementaria de ambas herramientas permanece.

Eso también se debe a un conjunto diferente de datos que se utilizan en la Minería de Procesos y BI. Process Mining utiliza datos de registro de eventos con tres puntos de datos obligatorios: caseID, marca de tiempo y nombre de la actividad. Process Mining es increíblemente fuerte cuando se trata de ese formato de datos, pero BI es más fuerte en otros formatos. Sin embargo, el conjunto de datos específicos de Process Mining es lo que hace posible la visibilidad de extremo a extremo, las comprobaciones de conformidad y cumplimiento y el análisis de la causa raíz.

Suposición 2

“La Minería de Procesos es sólo minería de datos”

Lo que es cierto

Comparten el aspecto de la minería, pero la Minería de Procesos ha surgido como un subconjunto de la gestión de los procesos empresariales y de las actividades de investigación y desarrollo en torno a esa esfera.

La mayoría de las técnicas de la Minería de Datos extraen patrones abstractos en forma de por ejemplo, reglas o árboles de decisión. Por el contrario, la Minería de Procesos crea modelos de procesos completos, y luego los utiliza para destacar con precisión en dónde se encuentran los cuellos de botella.

Así pues, Process Mining tiene una perspectiva y un enfoque de análisis diferentes. Sin embargo, es similar a la Minería de Datos en la forma en que utiliza los datos para generar visualizaciones y ayuda a obtener conocimientos.

También hay algunas técnicas de Minería de Datos que miran a los procesos, pero carecen de la perspectiva de extremo a extremo de la Minería de Procesos.

A diferencia de la minería de datos, la Minería de Procesos se centra en la perspectiva de los procesos: Considera la ejecución de un solo proceso como una secuencia de actividades que se han realizado.

La Minería de Procesos trata de entender los procesos actuales «tal cual» son. Los sistemas informáticos registran información muy detallada sobre qué actividades se realizan, cuándo y por quién. Aprovechando estos datos de registro, se pueden generar modelos basados en hechos que muestran el comportamiento real del proceso desde varios ángulos.

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La Minería de Procesos se utiliza a menudo junto con otras técnicas del paisaje BPM. A veces esas técnicas se mezclan o se utilizan de forma intercambiable. Pero todas ellas tienen sus propios casos de uso y áreas de aplicación.

Suposición 3

“La Minería de Procesos es lo mismo que la modelización de procesos”

Lo que es cierto

Tanto el Modelado de Procesos como la Minería de Procesos te darán una imagen de un proceso. Pero se utilizan para lograr cosas completamente diferentes. En una herramienta de Modelado de Procesos, el proceso percibido se describe y documenta basado en entrevistas y talleres. Esto ayuda a crear una comprensión compartida de los procesos en una organización. Estos modelos también ayudan a entrenar y educar a los nuevos empleados sobre cómo se supone que se deben hacer las cosas. Pero el problema con esos modelos es que los procesos cambian constantemente, por lo que un modelo de proceso puede quedar rápidamente obsoleto y redundante.

La Minería de Procesos, por otro lado, utiliza los datos reales detrás de tus procesos de negocios para crear un flujo de procesos de tu proceso tal cual. Así que donde el modelado de procesos muestra un ideal, Process Mining muestra la realidad. Siguiendo con eso, Process Mining también tiene un propósito diferente: analizar, descubrir, mejorar.

La imagen que obtienes de Process Mining también se ve mucho más compleja que cualquier imagen directa de Process Modelling. Pero ese es el poder de Process Mining. Es objetiva y captura todos los detalles, para que entiendas mejor tu proceso.

Incluso puedes usar la variante más común de tu proceso como tu nuevo modelo ideal. O puedes encontrar que, aunque hay algunas variantes, que son tan válidas como tu modelo de proceso mientras que hay algunas otras variantes que plantean un problema real y requieren de acción.

Suposición 4

“La Minería de Procesos es la automatización de procesos robóticos”

Lo que es cierto

Se pueden activar los flujos de trabajo desde las aplicaciones de Process Mining. La automatización del flujo de trabajo y la Automatización de Procesos Robóticos Robotic Process Automation (RPA) son cosas ligeramente diferentes.

Un flujo de trabajo se compone de pasos individuales similares al flujo del proceso y sus actividades individuales. Un flujo de trabajo tiene un punto de inicio y un punto final, también muy parecido a un proceso de negocios. Puedes, de hecho, pensar en un proceso como un conjunto de flujos de trabajo que se unen.

Cuando se hace la automatización del flujo de trabajo, se automatiza el flujo de tareas, o documentos, o información en un orden específico predefinido a través de varias actividades de trabajo. La automatización de un proceso de flujo de trabajo en particular puede incluir un simple proceso de solicitud / aprobación o varias tareas de flujo de trabajo diferentes que se activan por las reglas de negocio establecidas.

Por ejemplo, una revisión de una solicitud de presupuesto de varios niveles se delega automáticamente en la persona adecuada de cada nivel, dependiendo del resultado (aprobado o rechazado) y de la cantidad de dinero.

En más detalle: Un empleado presenta una solicitud de compra. Esto desencadena un flujo de trabajo automatizado. La solicitud se envía a un gerente. Si el gerente está de acuerdo, la solicitud se envía al siguiente nivel de aprobación, dependiendo de las reglas establecidas (Por ejemplo, una solicitud que esté por debajo de 20.000 $ se envía a un gerente financiero de alto nivel. Todo lo que esté por encima de 20.000 $ se envía directamente al director financiero). Si la solicitud pasa todos los niveles de aprobación, se reenvía automáticamente al director de compras correspondiente.

Aquí, las actividades laborales individuales son llevadas a cabo por trabajadores humanos. Pero la solicitud en sí no es enviada por humanos, sino que se mueve a lo largo del flujo de trabajo automáticamente.

Automatización de Procesos Robóticos (RPA)

Por el contrario, RPA automatiza las actividades de trabajo individuales. ¿Hay tareas altamente repetitivas y basadas en reglas en su flujo de trabajo? Esas son excelentes para RPA. Los robots en RPA no son objetos físicos, sino bots virtuales que actúan como un empleado digital que puede realizar tareas basadas en reglas.

Por ejemplo, los bots pueden extraer datos relevantes de un documento e ingresarlos en una base de datos. Esto puede requerir el uso de software de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para traducir los documentos en datos. Esto también puede funcionar cuando se escanean documentos no digitales.

Con el RPA los trabajadores humanos se liberan de las tareas repetitivas, de modo que pueden centrarse en las partes más individuales y emocionantes de la vida laboral.

Entonces, ¿qué significa eso para Process Mining?

  • Process Mining ayuda a encontrar el potencial de automatización para RPA
  • Las herramientas de Process Mining permiten activar flujos de trabajo predefinidos para actuar sobre un problema (por ejemplo, enviar alertas a la persona adecuada si se pasa un KPI, el flujo de trabajo de seguimiento se ocupa de resolver el problema)
  • Process Mining permite la automatización estratégica en tu empresa tanto para RPA como para flujos de trabajo.

En la siguiente (y última) parte de nuestra serie hablaremos más sobre los conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos y sus efectos en las empresas, en los empleados y las estrategias.

Si tienes alguna pregunta o quieres aprender más sobre Process Mining, prueba nuestra versión demo, contáctanos, obtén el visual gratuito, o visita nuestro sitio web. Estaremos encantados de ayudarte, responder a tus preguntas y contarte más sobre nuestra misión.