Process Mining 101 – Metas y pasos
in Aprendiendo

Process Mining 101 – Metas y pasos

¿Has oído hablar de Process Mining o Minería de Procesos pero no estás seguro de cómo funciona o si tiene algún valor para ti? ¿O eres completamente nuevo en el área de Process Mining y acabas de llegar aquí por pura casualidad? No te preocupes, ¡aquí te explicaremos todo! En esta serie de cinco partes te daremos una guía completa de lo que es Process Mining. Empezaremos con lo básico y entraremos en más detalles con respecto a su aplicación, casos de uso y posibilidades a lo largo del camino. La serie termina con ideas comunes equivocadas sobre la Minería de Procesos que causan confusión y que impiden a algunos empezar. ¿Estás listo?


Parte 1: ¿Qué es Process Mining?

Parte 2: Metas y Pasos

Parte 3: Casos de Uso

Parte 4: Process Mining en Power BI

Parte 5: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 1)

Parte 6: Conceptos erróneos acerca de la Minería de Procesos (Capítulo 2)


Process Mining Metas y pasos

En la primera parte de nuestra serie hablamos de los fundamentos de la Minería de Procesos. En la segunda parte nos centraremos en lo que se puede lograr con Process Mining y sobre los pasos individuales para alcanzar tus objetivos. ¿Cómo se empieza? ¿Qué quieres averiguar? ¿Cómo la Minería de Procesos agrega valor a tu organización? ¿Qué es posible? ¿Qué puedes hacer además de las visualizaciones y análisis? ¿Y qué pasos individuales forman parte de un análisis de procesos con Process Mining?

Contenido

Metas

Lo que puedes encontrar y hacer con Process Mining

Diferentes objetivos para diferentes metas

Pasos

La Minería de Procesos en general

Características de la Minería de Procesos de segunda generación


Metas

Siempre hay un objetivo principal cuando se inicia la minería de procesos: la mejora de los procesos.

Pero no hay un camino predefinido para mejorar un proceso. Dependiendo de tu empresa, tu proceso o problemas específicos ‘mejorar’ puede significar muchas cosas diferentes. Es por eso que Process Mining es tan versátil. Ve tu proceso real y descubre lo que realmente necesita ser mejorado.

error
Puedes tener una pregunta o problema específico antes de empezar, pero no lo necesitas. Process Mining muestra tu proceso como realmente es y eso es probablemente diferente de lo que esperas. Un análisis de procesos con las herramientas de Process Mining revela así los problemas y áreas que son más relevantes para tu empresa.

Lo que puedes encontrar y hacer con Process Mining


Tu verdadero proceso

No importa lo que quieras hacer al final, siempre debes considerar tu proceso real. No sirve de nada ‘optimizar’ algo que no necesita optimización o peor aún, no optimizar algo que es un problema real.

Problemas como las repeticiones o trabajo duplicado

Esos pueden ser cuellos de botella obvios, no tendrían por qué serlo. Pero siempre son una pérdida de tiempo, dinero, poder de los empleados, y ˗ dependiendo de tu negocio ˗ recursos.

Otros cuellos de botella

Te pregutnas si ¿existen casos en los que un paso del proceso toma más tiempo que el promedio? Debe haber una causa de estos largos tiempos de espera. Puedes encontrar los cuellos de botella que relentizan tu proceso y luego realizar un análisis de causa raíz para averiguar qué es exactamente lo que está causando los retrasos.

illustration of a man holding a magnifying glass over a process step
Process Mining muestra los cuellos de botella y problemas en tu proceso inmediatamente. Puedes ver cuántos casos están tomando una ruta específica, cuánto tiempo tarda un paso del proceso en terminar, y cómo ese tiempo se compara con tu proceso global. Esto hace que sea muy fácil encontrar el potencial de mejora y considerar automatizar algunos pasos específicos del proceso.

Violaciones de cumplimiento

¿Se saltearon los pasos necesarios del proceso? ¿Ocurrieron en el orden equivocado? ¿Alguien hizo un pedido sin aprobación? Todos estos son ejemplos de violaciones de cumplimiento que puedes encontrar en Process Mining. Pero también podría ser que una ‘violación de cumplimiento’, como un cambio en el orden de los pasos del proceso, tenga más sentido que el proceso modelo; y con ello, la reestructuración de tu proceso.

En general, las cuestiones de cumplimiento afectan la eficiencia, la calidad y la gestión de riesgos.

Estrategias de optimización

A menudo, los propietarios de empresas y las personas que trabajan en un proceso tienen una idea de dónde se encuentra el potencial de optimización. Pero también hay muchos casos en los que se arreglan problemas menores y se optimizan los pasos que realmente funcionan bien en comparación con otros porque los verdaderos puntos calientes de la optimización permanecen ocultos. Las estrategias de mejora y optimización deben tener sentido. Tienen que ser sostenibles a largo plazo, pero también deben ser lo suficientemente flexibles para reaccionar rápidamente a los cambios.

Uno de los objetivos de la Minería de Procesos es encontrar el potencial oculto de mejora. Básicamente, con Process Mining se obtiene una lista de prioridades para tu estrategia de optimización.

error
¿Qué es más urgente, qué puede esperar, qué no necesita mejorarse?

Análisis de la causa raíz - Root Cause Analysis

Las herramientas de Process Mining pueden revelar las causas fundamentales de los problemas en tu proceso. ¿Quieres averiguar qué es lo que particularmente está causando demora en los plazos de entrega? ¿Por qué hay tantos cambios de orden en un mes específico? ¿Qué es lo que está causando tantas repeticiones en un paso específico del proceso? Estas y muchas más preguntas pueden ser respondidas con un análisis de causa raíz.
También se puede utilizar para encontrar las fuerzas motrices de los procesos con buen rendimiento. Esto a menudo se pasa por alto, porque la Minería de Procesos se entiende como reveladora de problemas. Pero también puede utilizarlo para encontrar las mejores prácticas reales de tu empresa para implementarlas como medidas de optimización.

Medición de procesos e informes KPI

También puedes vigilar el éxito de tu estrategia de optimización mediante la supervisión continua de tu proceso basado en los indicadores claves de rendimiento (KPI). ¿Qué KPIs son relevantes para el rendimiento de tu proceso? ¿Cómo están cambiando con el tiempo? ¿En qué deberías centrarte realmente? Con Process Mining puedes encontrar los KPIs que realmente importan para el desempeño de tu proceso y hacer un seguimiento de ellos.

Diferentes objetivos para diferentes metas

La optimización afecta a diferentes áreas de tu estructura empresarial. ¿Qué es lo que tus empleados necesitan para rendir mejor? ¿Cómo mantener satisfechos a tus clientes? ¿Y cómo puede la Minería de Procesos afectar a las estrategias empresariales?

Tus colaboradores

Tus empleados son los que se desempeñan en tu proceso, por lo que siempre deben ser considerados en la estrategia de optimización.

Process Mining no se trata de encontrar el eslabón más débil de tu equipo y deshacerse de el. Se trata de averiguar cómo puedes ayudar a tus colaboradores a realizar mejor sus tareas. ¿Necesitan entrenamiento para una tarea específica? ¿Hay algún paso que sea completamente redundante que pueda ser eliminado? ¿Existen razones por las que las tareas específicas llevan más tiempo que la media y cómo se puede mejorar? ¿Es el proceso ‘tal como es’ realmente la forma sensata de hacerlo, en lugar de tratar de imponer un modelo de proceso ‘ideal’? ¿Qué excepciones al proceso ‘ideal’ son en realidad parte del trabajo diario y cuáles son problemáticas y causan trabajo extra y estrés?

Tus clientes

¿Por qué tienen que esperar a las entregas/facturas/respuestas/actividades? Tienes dos opciones aquí: La primera opción es encontrar y eliminar los problemas antes de que tus clientes se quejen, la opción dos es encontrar la ruta ideal para la satisfacción del cliente, identificar las causas de fondo y tratar de incorporar esas fuerzas positivas en todos los procesos de tu empresa. En resumen: Tú haces la vida más fácil para tus clientes.

Tu empresa

La Minería de Procesos es una gran ayuda cuando se trata de tomar decisiones basadas en hechos. Puede tratarse de decisiones que afectan a tu proceso de funcionamiento, pero también de decisiones que facilitan la previa planificación, armonización de los procesos al fusionarse o adquirir nuevas instalaciones en términos de potencial y estrategias de automatización.

¿Cómo puedes gestionar tus recursos de manera eficaz? ¿Cuál es la mejor estrategia para armonizar los procesos? ¿Existe un potencial de automatización en tu proceso? ¿Dónde se encuentran? ¿Qué tareas puede realizar un robot? ¿Qué tareas son demasiado complejas para un robot? ¿Cómo puedes liberar a tus colaboradores del trabajo repetitivo para que puedan concentrarse en las tareas más desafiantes y matizadas? ¿Puedes ahorrar dinero y recursos automatizando algunos pasos en el proceso?

Estas (y muchas más) preguntas pueden ser respondidas con Process Mining para encontrar el método y estrategia que mejor te funcione.

¿Qué más hay?

Hay varios casos de uso aplicando Process Mining. Siempre nos entusiasma escuchar a los usuarios que prueban nuevas áreas de aplicación. ¿Tienes una idea de para qué podrías usar Process Mining? Nuestro visual gratuito en Microsoft AppSource es una gran manera de probarlo ;)


Pasos

Ahora que tienes una idea de lo que puedes hacer con Process Mining, es hora de ver cómo llegar allí.

illustration of a man climbing stairs made of Process Mining visuals
La Minería de Procesos puede parecer difícil, pero no lo es. No tienes que ser un master de la tecnología para dominar el arte de la Minería de Procesos.


La Minería de Procesos en general


Paso 1: Datos

Antes de que puedas empezar tu análisis, tienes que asegurarte de que tienes los datos correctos.

El registro de eventos: Process Mining necesita datos de registro de eventos. Hablamos de esto en la primera parte de nuestra serie pero como un breve resumen:

Los datos del registro de eventos se almacenan en bases de datos como SAP®, Salesforce, Excel o herramientas personalizadas.

Para Process Mining, hay tres campos obligatorios: CaseID, marca de tiempo, nombre de la actividad.

Además, se pueden añadir muchos campos adicionales como proveedor, país, instalación, usuario, etc. para obtener un análisis más detallado y mejores resultados.

Preparación de datos:: Una vez que tienes tu bitácora, los datos pasan por diferentes pasos de preprocesamiento, transformación, procesamiento, etc. Por lo general no tienes que preocuparte por esto, ya que nuestro software lo hace por ti o le guía a través de todo el proceso.

Paso 2: Visualización

Tus datos se visualizan en un flujo de proceso bien estructurado fácil de comprender.

Este flujo de proceso se genera automáticamente y muestra a tu proceso cómo ocurre realmente. Dependiendo de la complejidad de tu proceso, esto puede tomar un poco más de tiempo.

Una vez que el flujo de proceso inicial está ahí, puedes saltar entre varios niveles de detalle, establecer opciones de filtro dependiendo de lo que quieras mirar, y personalizar la visualización por ejemplo cambiando los colores.

Paso 3: Análisis

Aquí, las cosas empiezan a ponerse muy interesantes porque ahora se descubre todo lo que hay que saber sobre el proceso..

Puedes buscar repeticiones, ver las diferentes variantes de tu proceso o encontrar cuellos de botella. Con una herramienta de Minería de Procesos de segunda generación, también puedes realizar un Análisis de Causas Raíz para averiguar qué es lo que está causando esos problemas.

Tú decides en qué cosas te quieres enfocar. Puedes comparar diferentes días, instalaciones, proveedores, etc., mostrar las relaciones y dependencias en tu proceso o mirar las distribuciones (por ejemplo, los plazos de entrega para diferentes casos) para encontrar mayorías, valores atípicos y áreas problemáticas.

Se aprende realmente qué partes componen el proceso, se comprende lo que está sucediendo, qué medidas deben adoptarse y dónde se encuentran las mayores prioridades y posibilidades de mejora o automatización de los procesos.

Características de la Minería de Procesos de segunda generación

Ahora pasamos a las características que se incluyen en las herramientas de Minería de Procesos de segunda generación como PAFnow LINK. Por supuesto, siguen procesando y visualizando tus datos y permiten un análisis detallado, incluso mejor que antes. Pero en realidad pueden hacer mucho más ahora.

Paso 4: Benchmarking/Comparación/Cumplimiento

Compara los procesos reales entre sí o con un modelo objetivo..

  • Puedes averiguar cómo se compara el rendimiento de sus procesos con los años o meses anteriores.
  • Puedes comprobar las violaciones del cumplimiento en un solo nivel de caso e identificar las causas.
  • Puedes hacer una evaluación comparativa de su proceso real basándose en un modelo ideal para evaluar cómo está mejorando y dónde necesita hacer un mayor esfuerzo de optimización.

Con los tres tipos de análisis comparativo puedes definir los KPI (indicadores clave de rendimiento) relevantes en tu proceso y vigilar su desarrollo con…

Paso 5: Monitoreo

Establecer alertas para los umbrales de los KPI

Observa el progreso de tus optimizaciones y adapta tu estrategia

Descubre nuevas áreas de mejora

El monitoreo te permite recibir notificaciones en caso de que tus KPIs crucen un umbral determinado. Tienes todos los números importantes en una página y los visuales que la acompañan te muestran su desarrollo a lo largo del tiempo. Al identificar una nueva métrica relevante para tu proceso, puedes establecerla como un KPI en la página de monitorización y definir los umbrales de las notificaciones. También puedes recibir actualizaciones regulares incluso cuando tus números no estén fuera de lo normal.

Repite el análisis de tu proceso (de forma manual o automática) para ver cómo tus mediciones están afectando el rendimiento en tu proceso. Puedes utilizar esta información para ver si necesitas cambiar tu estrategia de optimización o si hay nuevas áreas de mejora.

Paso 6: Desencadenar los flujos de trabajo

Toma medidas desde adentro en tu aplicación de Process Mining.

Como último paso, las herramientas de Process Mining de segunda generación te permiten activar los flujos de trabajo directamente desde la herramienta. Hay flujos de trabajo que son automatizados y realizados por un robot o un sistema, y flujos de trabajo que deben ser realizados manualmente. En el caso de los flujos manuales de trabajo, puedes colaborar entre los departamentos para resolver un problema.

En resumen: con la segunda ola de herramientas de Process Mining, serás realmente capaz de rastrear tu proceso en tiempo real para iniciar directamente las medidas de optimización y para comparar tus procesos entre sí y con los modelos de objetivo o de cumplimiento.


En la tercera parte de nuestra serie nos centraremos en los casos de uso. Así que mantente en sintonía con los escenarios específicos y las mejoras que nuestros clientes y socios lograron con Process Mining.

Si tienes alguna pregunta o quieres aprender más sobre Process Mining, prueba nuestra versión demo, contáctanos, obtén el visual gratuito, o visita nuestra website. Estaremos encantados de ayudarte, responder a tus preguntas y contarte más sobre nuestra misión.