Process Mining FAQ
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Process Mining FAQ

Process Mining kann ein bisschen unklar erscheinen, wenn man sich damit nicht auskennt. Wenn das bei Dir der Fall ist, bist Du hier genau richtig! Process Mining ist komplex und vielseitig: Wir erklären Dir, was es genau ist, wie es Dir helfen kann, was Du brauchst, um damit zu beginnen, und vieles mehr. Außerdem erfährst Du hier mehr über unsere Integration in Power BI - und wie daraus ein Wettbewerbsvorteil für Dein Unternehmen entsteht.

Was ist überhaupt ein Prozess?

Beim Process Mining ist ein Prozess eine Kette von Ereignissen, die aus Prozessschritten mit einer klaren Start- und Endaktivität besteht. Diese Prozessschritte sind einzelne Aktionen oder Ereignisse im Prozess. Ein vereinfachtes Beispiel wäre, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt und Du das Produkt/die Dienstleistung lieferst. Das sind Start- und Endpunkte.

Und was ist Process Mining?

Der Begriff Process Mining bezeichnet eigentlich eine Mischung aus Technologien und Methoden, die in die breitere Kategorie des Geschäftsprozessmanagements fallen. Es verwendet bereits vorhandene Daten aus Geschäftsprozessen, um den Prozess zu visualisieren. Die Hauptziele des Process Mining bestehen darin zu analysieren, wie digitalisierte Prozesse tatsächlich ablaufen, wie sie vom Idealmodell abweichen, wann oder welche Probleme auftreten, welche Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden sollten, und dann schließlich damit zu beginnen, den Prozess zu verbessern.

Was sind einige Vorteile von Process Mining?

Process Mining ermöglicht es Dir, Deine Prozesse auf Knopfdruck zu optimieren, anstatt Interviews zu führen und die Ergebnisse zu analysieren. Es ermöglicht Dir, Deine realen Prozesse in einer objektiven, sachlichen Weise zu betrachten. Indem der gesamte Prozess von Anfang bis Ende dargestellt wird, ist es einfach, Probleme zu erkennen und Optimierungspotenziale zu lokalisieren. Der Prozessablauf kann Abweichungen, übersprungene Schritte, Nacharbeiten und mehr aufzeigen.

Heutzutage kann es schwierig sein, Prozesse zu visualisieren, da alles digital abgewickelt wird. Mit Process Mining kannst Du Dir einen Vorteil gegenüber Deiner Konkurrenz verschaffen, Deine Optimierungsstrategie proaktiv umsetzen, Deine Prozesse kontinuierlich überwachen und die Leistung insgesamt verbessern.

Was ist PAFnow?

PAFnow ist die ganz eigene Process Mining-Lösung der Process Analytics Factory. Wir bieten unser Produkt im Premium-Paket und im Enterprise-Paket an, so dass Du wählen kannst, welches am besten zu Deinem Unternehmen passt. PAFnow wandelt Erkenntnisse in Maßnahmen um, z.B. durch Daten-Alarme, die in Rekordzeit erstellt wurden, und sorgt so für einen außergewöhnlichen Kunden-ROI. Mit unseren Paketen kannst Du Deine Prozessanalyse- und Transformationskosten um mehr als 90% reduzieren. Darüber hinaus kann PAFnow einfach vor Ort auf einem Desktop oder Server sowie in der Cloud über Microsoft Office 365 eingerichtet werden. Sieh selbst, wie einfach Process Mining mit PAFnow ist.

PAFnow versions
PAFnow gibt es als Premium und als Enterprise Version mit zusätzlichen Content Packs, sodass Du genau auswählen kannst, was zu Dir und Deinem Unternehmen passt

Wer kann PAFnow nutzen?

Process Mining kann in vielen verschiedenen Branchen und für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Zum einen kann Process Mining von Deinen internen Mitarbeitern (wie z.B. IT-Abteilungen, Prozessmanagern und Datenwissenschaftsteams) und von Deinen externen Dienstleistern (wie z.B. Auditoren und Beratern) genutzt werden. Mit unserer modernen Process-Mining-Software muss man kein Experte für Prozessoptimierung sein, um Ergebnisse zu erzielen. Auch Endbenutzer ohne Programmiererfahrung können PAFnow verwenden. Zu den Branchen, in denen Process Mining bereits eingesetzt wird, gehören Fertigung, Gesundheitswesen, Regierungseinrichtungen, Telekommunikation, Finanzen, Bankwesen und viele mehr.

Was brauche ich um loszulegen?

Für den Anfang braucht man eine Process-Mining-Software - bei PAF bieten wir unsere eigene kostenlose Version an. Diese erledigt zahlreiche Datenverarbeitungs-, Lade- und Transformationsaufgaben für Dich und ist somit einfach in der Anwendung. Außerdem benötigt man Daten zur Analyse, die bereits in Deinem IT-System gespeichert sind. Abschließend verwendet Process Mining Daten in einem sogenannten Event Log. Event Logs sind Datenbanken, die die folgenden Informationen speichern: CaseID, Timestamp, Activity Name. Diese drei Elemente müssen vorhanden sein, damit die Software Deine Prozesse analysieren kann.

Was kann man mit Process Mining finden?

Du kannst Deinen realen Prozess sehen und feststellen, was optimiert werden muss. Schließlich macht es keinen Sinn, etwas zu “verbessern”, was nicht verbessert werden muss. Process Mining kann helfen, auf Probleme wie Wiederholungen oder Nacharbeiten hinzuweisen, die immer eine Verschwendung von Zeit, Geld und Arbeitskraft der Mitarbeiter sind. Du kannst weitere Engpässe beheben, indem Du eine Root Cause Analyse durchführst, die genau aufzeigt, was zu Verzögerungen führt. Darüber hinaus kann Process Mining Compliance-Verletzungen in Deinem System aufdecken. Dazu gehören z. B. die Erteilung von Aufträgen ohne Genehmigung, das Überspringen von Prozessschritten oder die Ausführung in der falschen Reihenfolge. All diese Dinge wirken sich auf Effizienz, Qualität und Risikomanagement aus.

Was sind “Optimierungsstrategien”?

Obwohl Geschäftsinhaber oft eine Vorstellung davon haben, wo Optimierungspotenzial liegt, bleiben wahre Optimierungs-Hotpots oft verborgen. Process Mining kann Dir helfen, Prioritäten für Deine Optimierungsstrategie zu setzen. Eine Möglichkeit dazu ist die Root Cause Analyse - sie kann die Grundursachen von Problemen in Deinem Prozess aufdecken. Ein oft übersehener Vorteil der Root Cause Analyse ist außerdem, dass sie auch die Faktoren aufdecken kann, unter denen effiziente Prozesse reibungslos funktionieren. Das kann Dir helfen, Deine Optimierungsmaßnahmen zu verbessern. Process Mining kann auch wichtige Key Performance Indikatoren (oder KPIs) herausfinden und die wichtigsten überwachen, wodurch Du Einblick in Deinen Prozess erhältst und bei Bedarf schnell und flexibel handeln kannst.

Was sind Merkmale der zweiten Generation von Process Mining?

Process-Mining-Werkzeuge der zweiten Generation wie PAFnow enthalten zusätzliche Funktionen. Natürlich visualisieren sie weiterhin Deine Daten und ermöglichen eine detaillierte Analyse, aber sie können noch viel mehr. Du kannst Deine tatsächlichen Prozesse miteinander oder mit einem Zielmodell vergleichen. Mittels dreier Arten von Vergleichsanalysen kannst Du relevante KPIs definieren und überwachen. Die umfassende Überwachung umfasst das Setzen von Warnhinweisen für KPI-Schwellenwerte, die Beobachtung von Verbesserungsfortschritten und die Anpassung Deiner Strategie sowie das Aufdecken neuer Verbesserungsbereiche. All diese Funktionen erleichtern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei der Lösung eines Problems. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Process-Mining-Werkzeuge der 2. Generation Dir helfen können, Deinen Prozess in Echtzeit zu verfolgen, Optimierungsmaßnahmen zu starten und Deine Prozesse zu vergleichen.

Ich verstehe Process Mining… aber was ist BI?

Business Intelligence (BI)-Plattformen umfassen Verfahren zur Sammlung, Auswertung und Präsentation von Daten mit dem Ziel, den Wertzuwachs zu erhöhen, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren. BI führt Daten zusammen, zeigt Muster und Diskontinuitäten auf und beantwortet zuvor definierte Fragen. Ein gutes BI-Tool sollte einfach zu bedienen und flexibel sein, aber dennoch ein zentrales Plattformmodell bilden. Es sollte verbesserte Analysefunktionen bieten, einschließlich der Vereinfachung und Automatisierung von Aufgaben für Anwender. Ein effektives BI-Tool bietet Dir auch verschiedene Datenvisualisierungsfunktionen und ist für alle Benutzer in Deinem Unternehmen so einfach zugänglich, dass Kommunikation und Zusammenarbeit möglich sind. Für den Anfang brauchst Du eine vordefinierte Frage oder Analyse, die Du erledigen möchtest.

BI tools are the analytical brain of a company
BI Plattformen sammeln Daten, werten sie aus, und stellen die Ergebnisse in Grafiken und Reports zur Verfügung

Warum sollte ich Process Mining mit einer BI-Plattform kombinieren?

Wenn Du Dir BI und deren Einsatzmöglichkeiten anschaust, wirst Du vielleicht denken, dass es keinen Bedarf für ein Process-Mining-Werkzeug gibt. Schließlich verfügt BI bereits über großartige Analyse- und Visualisierungsfunktionen. Process Mining verfolgt jedoch einen anderen Ansatz, indem es Deine Prozesse end-to-end betrachtet, anstatt sich nur auf isolierte KPIs zu konzentrieren. Das bedeutet, dass Du keine vordefinierte Frage benötigst, um Deine Analyse zu beginnen. Process Mining zeigt Dir Deine Ist-Prozesse, identifiziert unbekannte Probleme und startet direkt Optimierungsmaßnahmen, definiert relevante KPIs und überwacht den Fortschritt. Das heißt nicht, dass Process Mining besser ist als BI; es bedeutet, dass sie am besten kombiniert eingesetzt werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Warum genau PAFnow und Power BI?

Seit seiner Einführung im Jahr 2014 hat sich Power BI zum Marktführer auf dem BI-Markt entwickelt. Power BI ist Teil von Microsoft 365 und der Microsoft Power Platform, die als primäre Office-Suite von der Mehrheit der Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt verwendet wird. Es erfüllt alle Anforderungen an hoch moderne BI-Tools - einschließlich seiner Benutzerfreundlichkeit, des Cloud-basierten Modells, der Fähigkeit, große Datenmengen zu verwalten, der Integration mit Tools und Produkten von Microsoft oder anderen Herstellern und vieles mehr. Fügt man all diese Funktionen zu den Vorteilen von PAFnow hinzu, ergibt sich eine perfekte Kombination. PAFnow baut einfach auf der Power BI-Plattform auf, so dass Kunden das Beste aus Power BI und PAFnow Process Mining in einer einzigen Lösung nutzen können. Da PAFnow reibungslos innerhalb der Power BI-Infrastruktur läuft, ist es für Anwender eine selbstverständliche Wahl. PAFnow-Benutzer können gleichzeitig Microsoft KI, Machine Learning und Q&A für ihre Prozessdaten nutzen - und Monitoring-Funktionen einsetzen, um wichtige Kennzahlen im Auge zu behalten. Außerdem kannst Du Deine Process Mining-Ergebnisse leicht anwendungsübergreifend austauschen, was die Zusammenarbeit zur Prozessoptimierung erheblich vereinfacht. Durch die Kombination dieser beiden Verfahren können wir BI und Process Mining demokratisieren und ihre Vorteile Unternehmen auf der ganzen Welt zugänglich machen.


Hast Du weitere Fragen zu Process Mining, PAFnow oder Power BI? Du kannst dich jederzeit per E-Mail an uns wenden, unsere Trainingsseite besuchen oder einen Account erstellen und dich für eine Demo anmelden. Für eine eingehendere Erklärung zu allem rund ums Thema Process Mining empfehlen wir Dir einen Blick auf unsere Reihe Process Mining 101.