Wie kann Process Mining Unternehmen helfen, den BPM Life-Cycle zu optimieren?
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Wie kann Process Mining Unternehmen helfen, den BPM Life-Cycle zu optimieren?

Die Behebung ineffizienter oder fehlerhafter Geschäftsprozesse und die Optimierung der Ist-Prozesse sind die Hauptziele eines jeden BPM-Projekts, da sie maßgeblich darüber entscheiden, ob ein Unternehmen der Konkurrenz voraus ist, die Kundenerwartungen erfüllen oder übertreffen und Zeit und Geld sparen kann. Traditionell setzen BPM-Werkzeuge auf den Input von Mitarbeitern und Experten, um einen Prozess zu modellieren und zu verbessern, während BI-Werkzeuge zur Überwachung und Bewertung von KPIs eingesetzt werden. Process Mining ist das fehlende Bindeglied zwischen BI und BPM.

Es bietet eine ganzheitliche, prozessorientierte Sicht auf jeden aus Daten abgeleiteten Ist-Prozess, der sich während des operativen Geschäfts in den Unternehmenssystemen ansammelt. Process Mining schließt die Lücken im BPM-Lebenszyklus, z. B. durch den Vergleich genauer Ist-Prozesse mit idealen Referenzmodellen.

Aber es kann noch viel mehr als das. Process Mining funktioniert abteilungsübergreifend und ermöglicht es, einen Prozess von Anfang bis Ende zu betrachten. Es bietet keine einmalige Analysemöglichkeit, sondern erlaubt es Unternehmen, ihre Prozesse wiederholt zu analysieren und zu verbessern.

Die PAFnow BPM Edition ist Process Mining speziell konzipiert, um BPM-Beratern und Organisationen bei unternehmensweiten Prozessverbesserungsprojekten zu helfen. Sie deckt alle Phasen des BPM- Life-Cycles ab, von der anfänglichen Abbildung, Analyse und Modellierung bis hin zur Implementierung und Überwachung optimierter Prozesse:

Process Discovery

Die größte Herausforderung bei jedem BPM-Projekt ist es, herauszufinden, wie der eigentliche Prozess wirklich aussieht. Wenn der Ist-Prozess nicht richtig modelliert ist, können Optimierungsmaßnahmen nicht ihr volles Potenzial entfalten.
Die traditionelle Prozesserfassung mit Interviews und Workshops lässt zu viel Raum für Lücken, Ungenauigkeiten und Missverständnisse und nimmt dabei zu viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch.

Process Mining umgeht diese Problematik durch die einfache Verwendung von Daten, die Nachverfolgung des Prozesses durch das System und die Visualisierung des Prozesses. Die Ergebnisse sind faktenbasiert, objektiv, beinhalten alle Abweichungen und Varianten und sind innerhalb von Stunden verfügbar.

Process Redesign

Wenn der Prozess durch ein Process-Mining-Tool abgebildet wird, ist es viel einfacher zu bestimmen, wo Prozessänderungen erforderlich sind. Durchlaufzeiten, Varianten, Nacharbeit, Ausschuss und sonstige Engpässe werden auf Knopfdruck sichtbar. Und Process Mining kann sogar die Ursachen für diese Aspekte ermitteln.

Die PAFnow BPM Edition geht sogar noch einen Schritt weiter und ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu modellieren oder ihre häufigste Variante als das gewünschte Soll-Modell zu verwenden.

Process Implementation/Execution

In der Regel spielt Process Mining bei diesem Schritt keine oder nur eine sehr geringe Rolle. Aufgrund seiner Implementierung in der Power Platform über Power BI ist PAFnow jedoch anders. Die Erkenntnisse aus den ersten beiden Schritten können direkt an die Stakeholder, aber auch an die Mitarbeiter weitergegeben werden, die die gewünschten Veränderungen in die Praxis umsetzen sollen. Das ist möglich aufgrund der in Power BI implementierten Source- und Action-Konnektoren. Die Erkenntnisse können aus PAFnow heraus innerhalb der Microsoft 365-Infrastruktur kommuniziert werden. Dadurch können die Mitarbeiter die Ergebnisse und die erforderlichen Änderungen wirklich verstehen, da sie in leicht verständlichen visuellen Darstellungen präsentiert werden können, wodurch der Widerstand gegen Änderungen minimiert und die Mitarbeiter direkt in den Optimierungsprozess einbezogen werden können.

Process Monitoring

Woher weiß man, dass Prozessänderungen die gewünschten Auswirkungen erzielen? Process Mining gibt Dir die Antworten. Mit Benchmarking kannst Du die Umsetzung von Veränderungen und den Erfolg Deiner Verbesserungsmaßnahmen verfolgen.

Und noch besser: Du kannst Deine Prozesse überwachen, während sie ablaufen. Daten können während der Ausführung eines Prozesses manuell oder automatisch aktualisiert werden, und Du kannst sogar Warnmeldungen für KPI-Schwellenwerte festlegen. Damit weißt Du über potenzielle Probleme Bescheid, sobald oder sogar bevor sie auftreten, und kannst geeignete Maßnahmen zur Korrektur des Prozesses ergreifen.

Process Optimization

Prozessoptimierung ist eine fortlaufende Entwicklung, aber die Notwendigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, bedeutet auch, dass Zeit von entscheidender Bedeutung ist.

Process Mining ermöglicht eine kontinuierliche datengesteuerte Prozessverbesserung. So werden Engpässe, Ineffizienzen und Abweichungen aufgedeckt und die Prozessleistung kann ständig gemessen und verglichen werden. Business-Analysten erhalten tiefe Einblicke, können eine sehr klare und proaktive Optimierungsstrategie entwickeln und sind in der Lage, Off-Track-Prozessverhalten zu erkennen, bevor es sich zu einem größeren Problem entwickeln kann.

Möchtest Du wissen, wie Du Process Mining einsetzen kannst, um alle Geschäftsprozesse genau zu verfolgen, Engpässe und andere Probleme und deren Ursachen zu finden, die Leistung zu vergleichen, Best Practices zu definieren und sogar ein Wertstrom-Mapping durchzuführen?

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