Task Mining und Process Mining
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Task Mining und Process Mining

Schwerpunkte und Anwendungsmöglichkeiten

Autor: Vanessa Straub, Marketing - North American Go To Market bei der PAF

Während viele Unternehmen sich mit Automatisierung und RPA (or Robotic Process Automation) auseinandersetzen, gibt es viele Prozesse, die Möglichkeiten zur Automatisierung anbieten. Das bedeutet, Prozesse zu identifizieren, die ideal für Automatisierung sind, und grundlegende Metriken über diese Prozesse herauszufinden. Im Gegenzug können wir einfache Prozesse und Aufgaben viel effizienter und organisierter gestalten und dabei Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen sparen. In diesem Fall sind Process Mining und Task Mining nützlich, weil beide Möglichkeiten zur Optimierung aufzeigen - aber wie identifizieren sie Prozesse, die dafür geeignet sind? In diesem Artikel erklären wir den Unterschied zwischen Task Mining und Process Mining, Schwerpunkte und Anwendungsmöglichkeiten, und wie man sie gemeinsam einsetzen kann. when employed together.

Was ist Process Mining?

Der Begriff Process Mining beschreibt eigentlich eine Mischung von Technologien und Methoden, die in die Kategorie des Geschäftsprozess Managements fallen. Process Mining nutzt Geschäftsdaten (extrahiert aus den Ereignisprotokollen der IT-Systeme), um den Prozess zu visualisieren. Das Ziel von Process Mining ist die Analyse von digitalen Prozessen, wie sie tatsächlich ablaufen, und wie sie eventuell vom Idealmodell abweichen. Das zeigt Optimierungsmaßnahmen auf, die dann nach Umsetzung zur Verbesserung des Prozesses beitragen.

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Process Mining ermöglicht es Ihre Prozesse direkt zu optimieren, anstatt Mitarbeiterbefragungen durchzuführen und die Ergebnisse zu analysieren. Es ermöglicht eine objektive, sachliche Betrachtung Ihrer realen Prozesse. Durch die Darstellung des gesamten Prozesses von Anfang bis Ende wird es einfach, Probleme zu erkennen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Der Prozessablauf kann Ihnen Abweichungen, übersprungene Prozessschritte, und auch Varianten des Prozesses aufzeigen (auf die wir später noch zu sprechen kommen).

Was ist Task Mining?

Während der Focus von Process Mining ist, End-to-End-Prozesse und Teilprozesse zu optimieren und zu automatisieren, nimmt Task Mining die Aufgaben innerhalb dieser Prozesse unter die Lupe - die in der Regel eine Reihe von Schritten enthalten, die manuell von Mitarbeitern ausgeführt werden. Task Mining Software arbeitet, indem sie die einzelnen Dateneingaben und Aktionen eines Anwenders aufzeichnet, mit dem Ziel, die Aktion zu verstehen, die Aktion zu verbessern oder sogar die Aufgabe zu automatisieren.

Zu den üblichen Geschäftsaufgaben gehören das Kopieren und Eingeben von Daten, das Hoch- oder Herunterladen von Dateien und das Navigieren durch Geschäftssysteme. Ein Beispiel: Bei der Bearbeitung einer Rechnung (die ein durchgängiger Prozess ist) besteht eine Aufgabe darin, Informationen aus dieser Rechnung zu extrahieren. Dies erfordert die manuelle Arbeit des Öffnens einer E-Mail, des Rechnungsanhangs, des Kopierens des Gesamtbetrags und mehr.

Task Mining vs. Process Mining: Schwerpunkte der jeweiligen Technologien

Zunächst muss man verstehen, dass sich Prozesse von Tasks unterscheiden. Prozesse sind ein sequenzielles Cluster von logischen Schritten, die in Unterprozesse unterteilt werden können. Im Gegenzug ist ein Task ein Cluster von zusammenhängenden Aufgaben innerhalb des Prozesses (oder mehrere Aktionen, die durchgeführt werden müssen, um einen Schritt des Prozesses auszuführen). Während sich Process Mining auf End-to-End-Prozesse fokussiert, ist Task Mining auf die einzelnen Aktionen, die zur Ausführung eines Schrittes des Prozesses erforderlich sind, ausgerichtet.

Außerdem unterscheiden sich die Datenquellen für Process Mining von denen, die beim Task Mining verwendet werden. Process Mining nutzt Daten aus den Ereignisprotokollen von IT-Systemen, den so genannten “Business Data”. Diese geben Aufschluss über jeden Schritt, aus dem ein Geschäftsprozess besteht. Task Mining nutzt “Desktop Data”, also die Analyse der Tastatureingaben, Mausklicks, Kopier- und Einfüge Vorgänge eines Benutzers. Die Software protokolliert sämtliche Inputs des Benutzers und zeichnet diese auf, während die jeweilige Aufgabe ausgeführt wird. Insgesamt ist Process Mining auf die Optimierung von Geschäftsprozessen ausgerichtet, während es beim Task Mining eher darum geht, die Benutzerseite effizienter zu gestalten.

Warum Beide in Kombination hilfreich sind

Both Task Mining and Process Mining have their places within an organization, and Sowohl Task Mining als auch Process Mining haben eine Berechtigung in einem Unternehmen, und beide konzentrieren sich auf die Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Während beide zu High-Level-Ergebnissen, wie erhöhter Automatisierung und Effizienz beitragen können, dienen sie unterschiedlichen Anwendungsfällen. Process Mining wird häufig für O2C, P2P, Audit- und Compliance-Prüfung, Prozessoptimierung und -management und mehr eingesetzt. Task Mining wird zur Verbesserung der Benutzererfahrung und zur weiteren Untersuchung von Automatisierungsmöglichkeiten eingesetzt.

Process Mining untersucht Unternehmensprozesse, indem es Ereignisprotokolle durchforstet und graphisch Prozesse anzeigt, während Task Mining die Benutzeraktivitäten und Dateneingaben aufzeichnet und Protokolle auf der UI-Ebene durchforstet. Basierend auf ihren RPA-Initiativen und Prioritäten, kann man sie in Kombination implementieren um dadurch Automatisierung und Effizienz steigern. Der Einsatz von Task Mining und Process Mining kann eine höhere Effizienz im Unternehmen erreichen. Zusammen eingesetzt, können sie Unternehmen dabei helfen, Prozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu automatisieren, sowie wichtige Ergebnisse aufzuzeigen. Sie helfen auch fehlerhafte Prozesse zu identifizieren.

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