Missverständnisse über Process Mining (Teil 2)
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Missverständnisse über Process Mining (Teil 2)

Process Mining 101 Serie: Teil 5

Im Internet gibt es viele Informationen über Process Mining. Und wir verstehen warum. Es ist ein interessantes und spannendes Thema, das es verdient, dass man darüber spricht. Aber es gibt auch eine Menge Informationen, die irreführend sind und bei unseren Kunden und Partnern oder Menschen, die erst anfangen, etwas über Process Mining zu lernen, Verwirrung stiften.

Wir haben die häufigsten Missverständnisse und Unklarheiten im Zusammenhang mit Process Mining gesammelt, um Klarheit in das Thema zu bringen und die Dinge richtig zu stellen. Dieser Artikel befasst sich mit den falschen Vorstellungen über die Ergebnisse und Auswirkungen von Process Mining.


Inhalt

Von Trampelpfaden und Prozessmodellen

Braucht man mit Process Mining keine Optimierungsstrategie?

Vorhersagen und Versprechen

Zerstört Process Mining Prozessmanagement-Karrieren?

Geht es beim Process Mining darum, den schwächsten Mitarbeiter zu entlarven?


Von Trampelpfaden und Prozessmodellen


Annahme

„Es ist nicht notwendig, die Ist-Prozesse zu kennen, um sein Geschäft zu optimieren“

So ist es wirklich

Leute, die so argumentieren, betrachten das Thema in der Regel aus einer etwas altmodischen Perspektive der Unternehmenstransformation. Unternehmenstransformation kann entweder als einer der vielen Bereiche des Geschäfts(prozess)managements oder als dessen Vorläufer angesehen werden. Das Ziel von Geschäftstransformation ist es, neue Prozesse zu entwickeln, die besser sind als die derzeitigen. Das Argument, das hierbei verwendet wird, ist, dass es, wenn der Prozess sowieso geändert wird, nicht notwendig ist, zu wissen, wie er gegenwärtig abläuft.

Aber das ist ein bisschen so, als würde man versuchen, das Rad neu zu erfinden, ohne das Rad neu zu erfinden. Wenn Du Deinen Ist-Zustand nicht kennst, wie kannst Du dann garantieren, dass Du nicht vergangene und aktuelle Fehler wiederholst?

Wenn Du ein Automatisierungsprojekt durchführen willst, hörst Du vielleicht das Gegenargument: „Aber wir wollen nicht einfach unseren fehlerhaften, ineffizienten Ist-Prozess automatisieren! Wir müssen ihn neugestalten!“

Wir wollen auch nicht, dass Du einen fehlerhaften Prozess automatisierst. Wir sind jedoch davon überzeugt, dass Du Deinen Ist-Prozess mit all seinen „Fehlern“ kennen musst, um Deine besten Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten zu bestimmen.

Das liegt an 'Trampelpfaden' (englisch “pirate path” “ free will ways“, „desire lines“, „cow paths“ oder „social trails“). Trampelpfade findet man bekanntlich in allen Parks oder anderen Gebieten mit vorgegebenen, offiziellen Pfaden und Routen, denen man folgen muss. Natürlich gibt es einen gepflasterten Weg um die Grünfläche herum, aber es ist eben nicht der direkte Weg. Weil Menschen grundsätzlich den direkten Weg von A nach B suchen, schaffen sie Routen abseits des offiziellen Weges.

PAFnow finds and marks a shortcut
Mitarbeiter sind sehr effektiv beim Schaffen von Abkürzungen in ihrem Arbeitsablauf. Diese können entweder eine Verbesserung des Arbeitsablaufs bewirken oder schwerwiegende Verstöße gegen die Vorschriften darstellen. Deshalb ist es so wichtig, sie zu finden. Process Mining ist die beste Lösung, um das unsichtbare Netz der Trampelpfade in Deinem Unternehmen aufzudecken.

Es gibt auch Trampelpfade in Deinem Geschäftsprozess. Auch wenn sie gegen offizielle Regeln und Richtlinien verstoßen (Deine „gepflasterten Wege“), können sie ein 'effizienterer Weg' sein, um von A nach B zu gelangen. Du würdest nie von ihnen erfahren, wenn Du die Ist-Analyse überspringen würdest.

Genauso wenig würdest Du das volle Verbesserungspotential Deiner Prozesse finden. Oder sehen, wie gut Deine Strategie funktioniert. Wie kannst Du Verbesserungen messen und überwachen, wenn Du nicht weißt, wo Du angefangen hast?


Braucht man mit Process Mining keine Optimierungsstrategie?


Annahme

„Process Mining zeigt Dir automatisch Empfehlungen und Optimierungsmaßnahmen an“

So ist es wirklich

Die Künstliche Intelligenz kann Dir sagen, welche Zahlen in Deinem Datensatz verdächtig aussehen und vorschlagen, wo Du anfangen sollst, nach den Ursachen zu suchen. Aber weder Process Mining noch irgendeine andere KI-gestützte Lösung kann und sollte Dir genaue Schritte zur Verbesserung Deines Prozesses vorgeben.

Jedes Unternehmen, jeder Prozess ist anders, was bei Dir funktioniert, wird bei anderen nicht funktionieren. Process Mining kann Dir genau zeigen, wo und auf was Du reagieren solltest, aber es liegt an Dir und den Mitarbeitern in Deinem Unternehmen, auf eine sinnvolle Weise zu reagieren. Process Mining zeigt Dir Deinen Prozess, wie er abläuft und kann Dir die Ursachen für Probleme wie Loops, Nacharbeit, Ausschuss und Engpässe aufzeigen. Aber beim derzeitigen Stand der Technik wird es Dir nicht sagen, wie Du diese Probleme beheben kannst. Und das ist nicht schlimm.

Process Mining verfügt nicht über branchenspezifisches Wissen für jeden Geschäftszweig auf dem Markt. Es weiß nichts über Deine Unternehmensphilosophie, wie Du mit den Mitarbeitern umgehst, wie Du Deals arrangierst oder Ausnahmen genehmigst. Es kann Dir die Customer Journey, die Kaufprozesse, Deine gesamte Transaktionslandschaft und alle Ausnahmen und Hauptursachen aufzeigen, aber das Wie bleibt Dir überlassen. Beim Process Mining geht es darum, Dich in zu befähigen, so schnell wie möglich die richtigen Entscheidungen zu treffen, aber es geht nicht darum, Dir Entscheidungen abzunehmen.

Mit dem zunehmenden Tempo der technologischen Entwicklung könnte sich das in Zukunft ändern, aber selbst dann ist es eine gute Idee, die angebotenen Lösungen als generisch anzusehen.

Du musst immer noch den Kontext Deiner Unternehmensstruktur, Deine Ziele, was Du mit Process Mining erreichen willst und was der beste Weg ist, um Deine Ziele zu erreichen, berücksichtigen.

Eine Strategie ist eine langfristige Lösung. Du musst deinen Erfolg überwachen. Die blinde Optimierung von Prozessen ist keine Strategie. Auch die Überwachung aller möglichen KPIs ist keine Strategie.

Process Mining ist eine Lösung, die Dir hilft, eine echte Strategie aufzustellen:

  • Erstelle eine Hierarchie von Maßnahmen.
    Finde alle Bereiche heraus, die optimiert werden können, definiere die wichtigsten Aufgaben und solche, die warten können oder eigentlich nicht von Belang sind (z.B. ist ein Fall mit langer Vorlaufzeit ist nicht unbedingt durch Nacharbeit oder Ausschuss bedingt sondern kann einfach nur kompliziert und zeitaufwendig sein).
  • Definiere die wichtigen KPIs.
    Es gibt eine interessante Geschichte über Sky und darüber, wie das Unternehmen die Anzahl der zu verfolgenden KPIs von 2000 auf 30 reduziert hat. Stell Dir vor, 2000 KPIs zu überwachen. Es wird immer gegensätzliche Ansichten, Auswirkungen und Zahlen geben, die jedes Argument unterstützen können. Das ist kein effektives KPI-Management. Process Mining zeigt Dir, was in Deinem Prozess gut läuft und was nicht. Aus diesen Erkenntnissen kannst Du die KPIs ableiten, die wirklich wichtig sind.
  • Verfolge den Erfolg Deiner Strategie
    Du kannst deine Prozesse benchmarken, sehen, wie sich Deine Maßnahmen auf die Prozessleistung auswirken und schnell auf externe Änderungen reagieren. Process Mining ist kein einmaliger Vorgang, Du kannst ihn immer wieder wiederholen. So wie sich Dein Unternehmen entwickelt, so entwickeln sich auch Deine Prozesse. Mit Process Mining siehst Du genau, wie.

Vorhersagen und Versprechen


Annahme

„Bevor man mit Process Mining startet, weiß man bereits genau, wie sehr man seine Prozesse verbessern wird.“

So ist es wirklich

Diese Aussage hat zwei Seiten. Die Seite, auf der Du Process Mining verwendest, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, und die Seite, auf der Du Process Mining ohne eine klare Frage oder ein klares Ziel vor Augen einsetzt.

Wenn Du Process Mining zum Erreichen eines bestimmten Ziels (z.B. zur Verbesserung der Lieferzuverlässigkeit) einsetzt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Du weißt, wie sehr Du Dich verbessern wirst. Schließlich ist es das Ziel des Projekts, sich bis zu einem bestimmten Grad zu verbessern. Durch Process Mining findest Du heraus, wie Du dieses Ziel erreichen kannst. Process Mining in einen konkreten Kontext gesetzt ist sehr wirkungsvoll. Zum Beispiel kann man es verwenden, um die betriebliche Effizienz zu erhöhen, Fehler zu reduzieren oder die Zuverlässigkeit von Lieferanten zu bewerten.

Process Mining ohne einen spezifischen Kontext ist ebenfalls sehr leistungsfähig, aber auf eine andere Art und Weise. Es ist wie die Frage zu stellen: „Wie sieht mein Prozess aus und wo sollte ich anfangen, ihn zu verbessern?“ Aber wenn Du Process Mining auf diese Weise einsetzt, ist es schwieriger, im Voraus zu sagen, wie sehr Du Deinen Prozess verbessern kannst.

Aber wir kennen Deinen aktuellen Prozess noch nicht. Das ist der Grund, warum wir Process Mining machen. Wir finden den Ist-Zustand Deines Prozesses heraus, um Verbesserungspotenziale, Probleme und relevante KPIs zu ermitteln und Dir zu helfen, eine effektive Optimierungsstrategie aufzustellen, die zu Deinem Unternehmen passt. Aber wir können Dir keine konkreten Zahlen versprechen, solange wir nicht wissen, wie Dein Prozess aussieht. Jeder, der Dir genaue Zahlen nennt, bevor die eigentliche Analyse stattgefunden hat, ist ein wenig zu begeistert von den Einsatzmöglichkeiten von Process Mining. Wir machen keine Wahrsagerei, wir arbeiten mit Erkenntnissen und Fakten.

Wenn Du uns also fragst: „Kann Process Mining mir helfen, die Lieferzuverlässigkeit um 25 Prozent zu erhöhen?“, wird die Antwort höchstwahrscheinlich lauten: „Wenn das Dein Ziel ist, dann ja! Wenn Du uns dagegen fragst: „Wie sehr kann Process Mining die Lieferzuverlässigkeit meines Unternehmens erhöhen?“, können wir Dir das nicht genau beantworten. Aber wir können Dir das sagen, von dem wir aus früheren Projekten wissen, dass es möglich ist.

Es steht außer Frage, ob Process Mining Dir hilft, Geld und Ressourcen zu sparen, oder ob es Dir hilft, Deine Prozesse zu optimieren oder zu automatisieren. Wir werden Ausschuss und Nacharbeit finden. Wir werden Engpässe, lange Vorlaufzeiten und merkwürdige Varianten finden. Und das mit Präzision und Objektivität in einem Bruchteil der Zeit, die herkömmliche Optimierungsprojekte benötigen (mit Process Mining kannst Du den Umwandlungsaufwand und die Kosten um mehr als 90% senken, diese Zahlen sind Fakt). Wie viel Zeit, Geld oder was auch immer das für Deinen Geschäftsprozess bedeutet, hängt von der Qualität des Ist-Prozesses ab.

Investiere also sinnvoll, profitiere von einem schnellen RoI und genieße bessere Prozesse.


Zerstört Process Mining Prozessmanagement-Karrieren?


Annahme

„Wenn man Process Mining-Software hat, braucht man keine Prozessmanager“

So ist es wirklich

Process Mining automatisiert einige der Schritte in Prozessoptimierungsprojekten. Hauptsächlich der Aspekt der Visualisierung sowie Bereiche der Analyse und Überwachung von Prozessen.

Wenn du über Automatisierung sprichst, werden immer wieder Ängste laut, dass Mitarbeiter von Robotern ersetzt werden. Diese Angst hat ihre Wurzeln in den Auswirkungen der automatisierten Produktion, die menschliche Arbeiter durch Roboter ersetzt hat. Aber in der IT sind wir noch lange nicht so weit, dieses Szenario zu erreichen. Daher müssen weder Datenanalytiker noch Prozessmanager befürchten, ersetzt zu werden.

Richtig ist die Tatsache, dass Du Dich nicht auf Interviews oder andere zeitaufwendige und teure Maßnahmen verlassen musst, um Erkenntnisse über Deinen Prozess zu gewinnen. Aber obwohl Process Mining diesen Teil der Prozessoptimierung und einige andere Bereiche wie Monitoring und Controlling automatisiert, besteht immer noch Bedarf an Experten.

Process Mining ist ein Werkzeug, und wie jedes andere Werkzeug braucht es Menschen, die wissen, wie es zu benutzen ist, und die diejenigen anleiten können, die noch ein wenig unsicher sind was die Feinheiten betrifft. Für komplexe Projekte mit vielen Datenpunkten ist es daher eine gute Idee, Analysten zur Seite zu haben, die Dich auf Deiner Process-Mining-Reise unterstützen können.

Zum anderen muss bei einem Optimierungsprojekt eine Strategie abgeleitet und umgesetzt werden. Darüber haben wir in Teil fünf dieser Serie gesprochen: Process Mining, verbessert nicht automatisch Deinen Prozess. Es hilft Dir dabei, das Optimierungspotenzial in Deinem Prozess zu finden. Diese Erkenntnisse müssen Du und deine Mitarbeiter als ein Team von Prozessexperten nutzen, um Veränderungen umzusetzen, die für Dein Unternehmen funktionieren.

Jedes Unternehmen ist anders und jeder Prozess auch. Mit Process Mining holst Du Objektivität, Transparenz und Geschwindigkeit in Dein Optimierungsprojekt. Aber Du brauchst immer noch Menschen, um die Ergebnisse zu interpretieren, eine Strategie abzuleiten und Veränderungen zu implementieren.


Geht es beim Process Mining darum, den schwächsten Mitarbeiter zu entlarven?


Annahme

„Process Mining entblößt Mitarbeiter, die weniger effizient arbeiten und stellt ein Risiko für die Datensicherheit dar“

So ist es wirklich

Die Details einer Process Mining-Analyse hängen von den Details der Daten ab. Wenn es keine Daten gibt, die mit einzelnen Mitarbeitern verknüpft sind, dann gibt es keinen Einblick zu einzelnen Mitarbeitern. Wenn es Daten gibt, die eine einzelne Person identifizieren können, können Process Mining-Daten pseudonymisiert werden, um eine maximale Sicherheit der persönlichen Informationen zu gewährleisten.

Was aber, wenn ein bestimmtes Problem in einem Prozess bis zu einem einzigen Mitarbeiter zurückverfolgt werden kann (z.B. wenn nur ein bestimmter Mitarbeiter einen Prozessschritt ausführt)?

Beim Process Mining geht es nicht darum, mit dem Finger auf andere zu zeigen; es geht darum, eine helfende Hand zu reichen. Die Frage ist also nicht „Wer macht Fehler“, sondern „Warum macht jemand Fehler“ und anschließend, diesem Mitarbeiter zu helfen, solche Fehler zu vermeiden.

machines and humans working together
Beim Process Mining geht es nicht darum, Menschen bloßzustellen, sondern darum, Mitarbeiter zur Lösung von Problemen und Prozessmanager zur Entwicklung der besten Strategien zu befähigen.

Es gibt so viele Gründe, warum ein Mitarbeiter keine guten Leistungen erbringen kann. Muss ein Mitarbeiter geschult werden, weil es einen Prozessschritt gibt, der nur ab und zu erforderlich ist? Arbeitet dieser Mitarbeiter mit Lieferanten zusammen, die lange brauchen, um Waren zu liefern? Oder stimmt etwas mit dem Arbeitsablauf in diesem Prozessschritt nicht?

Tatsächlich ist Process Mining viel effizienter bei der Befähigung von Mitarbeitern als traditionelle Prozessmanagement-Ansätze. Im traditionellen Prozessmanagement ist es möglich, Bereiche zu finden, in denen es nicht gut läuft, aber die Gründe für die Probleme sind sehr schwer zu finden. In diesen Fällen ist es viel einfacher, Beschuldigungen abzugeben, auch wenn das Problem nicht bei der Person liegt. Im Gegensatz dazu lokalisiert Process Mining das Problem; visualisiert es, damit es kommuniziert werden kann; und hilft so beim Finden von Lösungen.


Damit ist unsere Serie Process Mining 101 abgeschlossen.

Wenn Du Fragen hast oder mehr über Process Mining erfahren möchtest, teste unsere Demoversion, kontaktiere uns oder hole Dir das Free Visual. Wir helfen Dir gerne weiter, beantworten Deine Fragen und erzählen Dir mehr über die Mission der Process Analytics Factory (PAF).


Process Mining 101 Serie

Teil 1: Was ist Process Mining

Teil 2: Ziele und Schritte

Teil 3: Anwendungsfälle

Teil 4: Process Mining in Power BI

Teil 5: Missverständnisse über Process Mining (1)

Teil 5: Missverständnisse über Process Mining (2)