Ziele und Schritte beim Process Mining
in Lernen

Ziele und Schritte beim Process Mining

Process Mining 101 Serie: Teil 2

In Teil eins unserer Reihe haben wir über die Grundlagen des Process Mining gesprochen. In Teil zwei konzentrieren wir uns auf das, was Du mit Process Mining erreichen kannst, und auf die einzelnen Schritte, um diese Ziele zu realisieren. Wie fängst Du an? Was möchtest Du herausfinden? Wie bringt Process Mining einen Mehrwert für Dein Unternehmen? Was ist möglich? Was kannst Du zusätzlich zu Visualisierung und Analyse machen? Und welche Einzelschritte sind Teil einer Prozessanalyse mit Process Mining?


Inhalt

Ziele

Was Du mit Process Mining herausfinden und machen kannst

Unterschiedliche Ziele für unterschiedliche Bereiche

Schritte

Process Mining im Allgemeinen

Funktionen im Process Mining der 2. Generation


Ziele

Wenn Du mit Process Mining startest, gibt es immer ein Hauptziel: Prozessverbesserung.

Es gibt nicht den einen, universalen und vordefinierten Weg, um einen Prozess zu verbessern. Abhängig von Deinem Unternehmen, Deinen Prozessen oder spezifischen Probleme, kann „Verbesserung“ viele verschiedene Formen annehmen. Gerade deshalb ist Process Mining so vielseitig. Du siehst Deinen tatsächlichen Prozess und findest heraus, was wirklich verbessert werden muss.

error
Du kannst mit einer bestimmten Frage oder einem bestimmten Problem loslegen oder eine allgemeine Analyse starten. Process Mining zeigt Deinen Prozess so, wie er wirklich ist, und das weicht wahrscheinlich von Deinen Vorstellungen ab. Eine Prozessanalyse mit Process Mining-Tools deckt die Probleme und Bereiche auf, die für Dein Unternehmen am relevantesten sind.

Was Du mit Process Mining herausfinden und machen kannst


Dein tatsächlicher Prozess

Egal, was Du am Ende umsetzen willst, Du solltest immer Deinen tatsächlichen Prozess berücksichtigen. Es hat keinen Sinn, etwas zu „optimieren“, das nicht optimiert werden muss oder noch schlimmer nicht zu optimieren, was ein echtes Problem darstellt.

Probleme wie Wiederholungen oder Nacharbeiten

Zusätzliche Arbeitsschritte können offensichtliche Engpässe sein, müssen es aber nicht. Trotzdem sind sie immer eine Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen.

Weitere Engpässe*

Gibt es Fälle, in denen ein Prozessschritt viel länger dauert als der Durchschnitt? Es muss eine Ursache für diese langen Durchlaufzeiten geben. Du kannst die Engpässe finden, die Deinen Prozess verlangsamen, und anschließend eine Root Cause Analyse durchführen, um herauszufinden, was genau die Verzögerungen in diesem Engpass verursacht.

illustration of a man holding a magnifying glass over a process step
Process Mining zeigt Dir sofort die Engpässe und Probleme in Deinem Prozess. Du siehst, wie viele Fälle über eine bestimmte Route laufen, wie lange es dauert, bis ein Prozessschritt abgeschlossen ist und wie viel Zeit für den Gesamtprozess aufgewendet wurde. Das macht es sehr einfach, Verbesserungspotentiale zu finden und Automatisierungsmaßnahmen für bestimmte Prozessschritte einzuleiten.

Compliance-Verstöße

Wurden notwendige Prozessschritte übersprungen? Wurden sie in der falschen Reihenfolge ausgeführt? Hat jemand eine Bestellung ohne Genehmigung aufgegeben? Das sind alles Beispiele für Compliance-Verstöße, die Du mit Process Mining aufspüren kannst. Möglicherweise stellst Du aber auch fest, dass ein „Compliance-Verstoß“ , z.B. eine Änderung der Reihenfolge der Prozessschritte, sinnvoller ist als das Prozessmodell. In diesem Fall kannst Du deinen Prozess entsprechend umstrukturieren um.

Insgesamt wirken sich Compliance-Probleme auf Effizienz, Qualität und Risikomanagement aus.

Optimierungsstrategien

Oft haben Unternehmer und Prozessbeteiligte eine Idee, wo Optimierungspotenzial liegt. Es gibt jedoch auch viele Fälle, in denen die wahren Optimierungs-Hotspots verborgen bleiben. Stattdessen werden dort kleinere Probleme behoben und Schritte, die im Vergleich zu anderen bereits gut funktionieren, weiter optimiert. Deshalb müssen Verbesserungs- und Optimierungsstrategien sinnvoll sein. Sie müssen langfristig und nachhaltig sein, aber auch flexibel genug, um schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Eines der Ziele von Process Mining ist es, das verborgene Verbesserungspotential zu finden. Mit Process Mining bekommst Du eine Prioritätenliste für Deine Optimierungsstrategie.

error
Was ist am dringendsten, was kann warten, was muss nicht verbessert werden?

Root Cause Analyse

Process Mining Software kann nicht nur Probleme in Deinem Prozess finden, sondern auch deren Hauptursachen aufdecken. Was verursacht besonders lange Durchlaufzeiten? Warum gibt es in einem bestimmten Monat so viele Auftragsänderungen? Was verursacht so viele Wiederholungen eines bestimmten Prozessschritts? Diese und viele weitere Fragen können mit einer Root Cause Analyse beantwortet werden.

Umgekehrt kannst Du die Root Cause Analyse auch verwenden, um die treibenden Kräfte von gut funktionierenden Prozessen zu finden. Dass wird häufig übersehen, da Process Mining nur als Tool zum Aufspüren von Problem verstanden wird. Du kannst damit aber auch die tatsächlichen Best Practices in Deinem Unternehmen ermitteln, um diese in Deine Optimierungsmaßnahmen zu integrieren.

Prozessmessung & KPI-Reporting

Du kannst den Erfolg Deiner Optimierungsstrategie auch im Auge behalten, indem Du Deinen Prozess kontinuierlich anhand relevanter Prozess-KPIs (Key Performance Indicators) überwachst. Welche KPIs sind für Deine Prozessleistung relevant? Wie verändern sie sich im Laufe der Zeit? Worauf solltest Du Dich konzentrieren? Mit Process Mining kannst Du die KPIs ermitteln, die für Deine Prozessleistung tatsächlich von Bedeutung sind, und ihre Entwicklung überwachst.

Unterschiedliche Ziele für unterschiedliche Bereiche

Optimierungen betreffen verschiedene Bereiche Deiner Geschäftsstruktur. Was brauchen Deine Mitarbeiter, um die besten Leistungen zu erbringen? Wie hältst Du Deine Kunden zufrieden? Und wie wirkt sich Process Mining auf Geschäftsstrategien aus?

Deine Mitarbeiter

Deine Mitarbeiter sind diejenigen, die direkt in Deinem Prozess arbeiten. Sie sollten daher immer in Deiner Optimierungsstrategie berücksichtigt werden.

Beim Process Mining geht es nicht darum, das schwächste Glied in Deinem Team zu finden und es loszuwerden. Es geht darum herauszufinden, wie Du Deinen Angestellten helfen kannst, ihre Aufgaben besser auszuführen. Benötigen sie eine Fortbildung für eine bestimmte Aufgabe? Gibt es einen Schritt, der völlig überflüssig ist und einfach beseitigt werden kann? Gibt es Gründe, warum bestimmte Aufgaben viel länger dauern als der Durchschnitt und wie kann das verbessert werden? Ist der Ist-Prozess vielleicht der sinnvollere Weg, anstatt zu versuchen, ein „ideales“ Prozessmodell durchzusetzen? Welche Ausnahmen vom „idealen“ Prozess gehören eigentlich zum Arbeitsalltag und welche sind problematisch und verursachen zusätzliche Arbeit und Stress? Das sind Beispiele für Fragen, die den Arbeitsalltag Deiner Angestellten betreffen.

Deine Kunden

Warum müssen sie auf Lieferungen / Rechnungen / Antworten / Aktivitäten warten? Du hast hier zwei Möglichkeiten. Option eins ist, Probleme zu finden und zu beseitigen, bevor sich Deine Kunden beschweren. Option 2 besteht darin, den idealen Weg zur Kundenzufriedenheit zu finden, die Ursachen zu identifizieren und diese positiven Kräfte in alle Unternehmensprozesse einzubeziehen.

Kurzum: Du machst Deinen Kunden das Leben leichter.

Dein Geschäft

Process Mining ist eine große Hilfe bei der faktenbasierten Entscheidungsfindung. Das kann Entscheidungen betreffen, die sich auf Deinen laufenden Prozess auswirken, aber auch Entscheidungen, die es einfacher machen, im Voraus zu planen, Prozesse beim Zusammenschluss oder Erwerb neuer Einrichtungen sowie im Hinblick auf Automatisierungspotenzial und -strategien zu harmonisieren.

Wie kannst Du Deine Ressourcen effektiv verwalten? Was ist die beste Strategie, um Prozesse zu harmonisieren? Gibt es in Deinem Prozess Automatisierungspotenzial? Wo genau? Welche Aufgaben kann ein Bot ausführen? Welche Aufgaben sind für einen Bot zu komplex? Wie kannst Du Deine Mitarbeiter von sich wiederholenden Arbeiten entlasten, damit sie sich auf die anspruchsvolleren und individuelleren Aufgaben konzentrieren können? Kannst Du durch Automatisierung von Prozessschritten Geld und Ressourcen sparen?

Diese (und viele weitere) Fragen können mit Process Mining beantwortet werden, um den Ansatz und die Strategie zu finden, die für Dich am besten geeignet sind.

Was gibt es noch?

Es gibt verschiedene Anwendungsfälle für Process Mining. Wir freuen uns immer über Benutzer, die neue Anwendungsbereiche ausprobieren. Hast Du eine Idee, wofür Du Process Mining verwenden könntest? Unser kostenloses Visual in Microsoft AppSource ist eine großartige Möglichkeit, es auszuprobieren. 😉


Schritte

Jetzt, wo Du weißt wofür Du Process Mining einsetzen kannst, ist es an der Zeit, zu sehen, wie Du typischer Weise vorgehen solltest.

illustration of a man climbing stairs made of Process Mining visuals
Process Mining kann schwierig erscheinen, ist es aber nicht. Du musst kein Experte sein, um Process Mining zu meistern.


Process Mining im Allgemeinen


Schritt 1: Daten

Bevor Du mit Deiner Analyse loslegen kannst, musst Du sicherstellen, dass Du über die richtigen Daten verfügst.

Der Event Log: Process Mining benötigt Daten aus einem Event Log. Wir haben darüber in Teil eins unserer Serie gesprochen, hier eine kurze Zusammenfassung:

Event Log Daten stammen aus Datenbanken wie SAP®, Salesforce, Excel oder benutzerdefinierten Tools.

Für Process Mining gibt es drei Pflichtfelder: CaseID, Timestamp, Activity Name

Darüber hinaus kannst Du viele zusätzliche Felder wie Anbieter, Land, Fabrik, Benutzer usw. hinzufügen, um eine detailliertere Analyse und bessere Ergebnisse zu erhalten.

Datenvorbereitung: Sobald Dein Event Log bereit ist, durchlaufen die Daten verschiedenen Schritte: Vorverarbeitung, Transformation, Verarbeitung usw. In der Regel musst Du Dir keine Gedanken darüber machen, da unsere Software diese Schritte für Dich erledigt oder Dich durch den gesamten Prozess führt.


Schritt 2: Visualisierung

Deine Daten werden in einem übersichtlichen und leicht verständlichen Prozessgraph visualisiert.

Dieser Prozessgraph wird automatisch generiert und zeigt Deinen Prozess, wie er tatsächlich abläuft. Je nach Komplexität Deines Prozesses kann dies etwas länger dauern.

Sobald der Prozessgraph verfügbar ist, kannst Du zwischen verschiedenen Detailebenen wechseln, Filteroptionen je nach dem, was Du sehen möchtest, festlegen und die Visualisierung anpassen, indem Du beispielsweise die Farben änderst.

Schritt 3: Analyse

Hier wird es wirklich interessant, denn jetzt erfährst Du alles, was Du über Deinen Prozess wissen musst..

Du kannst nach Nacharbeiten und Wiederholungen suchen, die verschiedenen Varianten Deines Prozesses anzeigen oder Engpässe finden. Mit einem Process Mining-Tool der zweiten Generation kannst Du auch eine Root Cause Analyse durchführen, um herauszufinden, was diese Probleme verursacht.

Du entscheidest, worauf Du Dich konzentrieren möchtest. Du kannst verschiedene Tage, Einrichtungen, Lieferanten usw. vergleichen, Beziehungen und Abhängigkeiten in Deinem Prozess anzeigen oder Verteilungen (z. B. Vorlaufzeiten für verschiedene Fälle) überprüfen, um Mehrheiten, Ausreißer und Problembereiche zu ermitteln.

Du lernst wirklich, was Deinen Prozess ausmacht, wie er abläuft, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen und wo sich die höchsten Prioritäten und Potenziale für Prozessverbesserung oder Prozessautomatisierung befinden.

Funktionen im Process Mining der 2. Generation

Jetzt kommen wir zu Funktionen, die in Process Mining Tools der zweiten Generation wie der PAFnow Software enthalten sind. Selbstverständlich verarbeiten und visualisieren sie Deine Daten weiterhin und ermöglichen eine noch detailliertere Analyse als bisher. Aber sie können jetzt tatsächlich noch viel mehr.

Schritt 4: Benchmarking / Vergleichen / Compliance

Vergleiche Deine tatsächlichen Prozesse miteinander oder mit einem Zielmodell.

  • Finde heraus wie Deine Prozessleistung im Vergleich zu früheren Jahren oder Monaten ist.
  • Suche auf Einzelfallebene nach Compliance-Verstößen und ermittle die Ursachen.
  • Vergleiche Deinen tatsächlichen Prozess anhand eines idealen Modells, um zu bewerten, wie sich der Prozess verbessert und wo Du weitere Optimierungsanstrengungen vornehmen musst.

Mit allen drei Arten der vergleichenden Analyse kannst Du die relevanten KPIs (Key Performance Indicators) Deines Prozesses definieren und deren Entwicklung im Auge behalten, und zwar über…

Step 5: Monitoring

Lege Warnungen für KPI-Schwellenwerte fest

Überwache Deine Fortschritte und passe Deine Strategie an

Entdecke neue Verbesserungsmöglichkeiten

Über das Monitoring kannst Du Benachrichtigungen erhalten, wenn Deine KPIs einen bestimmten Schwellenwert überschreiten. Alle wichtigen Zahlen sind auf einer Seite zusammengefasst und die dazugehörigen Grafiken zeigen Dir, wie sie sich im Laufe der Zeit entwickelt haben. Wenn Du einen neuen KPI identifizierst, der für Deinen Prozess relevant ist, kannst Du ihn direkt als KPI festlegen und die Benachrichtigungs-Werte definieren. Wenn Du willst, kannst Du auch dann regelmäßige Updates erhalten, wenn Deine KPIs sich unauffällig verhalten.

Wiederhole Deine Prozessanalyse (manuell oder automatisch), um festzustellen, wie sich Deine Maßnahmen auf die Prozessleistung auswirken. Anhand dieser Erkenntnisse kannst Du sehen, ob Du Deine Optimierungsstrategie ändern musst oder ob es neue Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Schritt 6: Workflows auslösen

Ergreife Maßnahmen mit Deiner Process Mining-Anwendung

Im letzten Schritt von Process Mining kannst Du Workflows direkt aus dem Process Mining-Tool auslösen. Es gibt Workflows, die automatisiert sind und entweder von einem Roboter oder dem System ausgeführt werden, und Workflows, die manuell ausgeführt werden müssen. Bei manuellen Workflows kannst Du abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, um ein Problem zu lösen.

Fazit: Mit der zweiten Generation von Process Mining Software kannst Du Deinen Prozess in Echtzeit verfolgen, Optimierungsmaßnahmen direkt starten und Deine Prozesse miteinander vergleichen sowie Ziel- oder Compliance-Modelle erstellen.


In Teil 3 unserer Serie konzentrieren wir uns auf konkrete Anwendungsfälle für Process Mining. Du kannst Dich also auf Beispiele von konkreten Szenarien und Verbesserungen freuen, die unsere Kunden und Partner mit Process Mining erzielt haben.

Wenn Du Fragen hast oder mehr über Process Mining erfahren möchtest, teste unsere Demoversion, kontaktiere uns oder hole Dir das Free Visual. Wir helfen Dir gerne weiter, beantworten Deine Fragen und erzählen Dir mehr über die Mission der Process Analytics Factory (PAF).


Process Mining 101 Serie

Teil 1: Was ist Process Mining

Teil 2: Ziele und Schritte

Teil 3: Anwendungsfälle

Teil 4: Process Mining in Power BI

Teil 5: Missverständnisse über Process Mining (1)

Teil 5: Missverständnisse über Process Mining (2)