Process Mapping vs. Process Mining in Power BI
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Process Mapping vs. Process Mining in Power BI

Autor: Katharina Laumann, PR Manager und Editor bei der PAF

Eine Prozesslandkarte ist ein grafisches Hilfsmittel, mit dem die Eingaben, Aktionen und Ausgaben eines Prozesses in einer klaren, schrittweisen Abbildung des Prozesses dargestellt werden. Dieses so geschaffene Verständnis des Prozesses bildet die Grundlage für jede Prozessverbesserung. In der Vergangenheit war Process Mapping das Mittel der Wahl, um solche Karten zu erstellen, aber die Methode ist mit vielen Einschränkungen verbunden. Process Mining als datengetriebene Methode bietet Antworten auf die Beschränkungen von Process Mapping und ist zudem deutlich schneller. Aber worin bestehen die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen den beiden Methoden?

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Process Mapping

Beim Process Mapping werden die Aussagen der an einem Prozess beteiligten Personen genutzt, um manuell ein Bild der Prozessschritte in der Reihenfolge ihrer Ausführung zu erstellen. Allgemein wird beim Process Mapping davon ausgegangen, dass es sich um einen geradlinigen Prozess handelt und dass die am Prozess beteiligten Personen ein umfassendes Verständnis der Vorgänge haben.

So einfach ist es aber in Wirklichkeit nicht.

Ohne böswillige Absicht berichten die Teilnehmer am Process Mapping mehr über ihre Erinnerungen und Eindrücke als über harte Fakten und Daten. Gleichzeitig werden Geschäftsprozesse immer komplexer und erstrecken sich mitunter über den ganzen Globus. Das führt zu extrem vereinfachten und statischen Prozesslandkarten, die weder Leistungsspitzen noch seltene Ereignisse, Probleme wie Schleifen oder Engpässe und auch keine Trends erfassen.

Process Mapping scheitert somit in zwei sehr wichtigen Aspekten: Es kann weder Ausnahmen noch Variationen des Prozesses erfassen und ist mit zahlreichen Ungenauigkeiten behaftet. Darüber hinaus ist es ein langwieriges Verfahren, das viele Beteiligte bindet.

Process Mining

Process Mining ist anders, denn es stützt sich auf Daten, die bereits in Unternehmenssystemen erfasst sind, um die Prozesslandkarte zu erstellen. Da heutzutage fast überall Computer im Einsatz sind, hinterlässt jeder Prozess eine Spur von “digitalen Brotkrumen”. Process Mining kann diese nutzen, um den Prozess in einer Karte so wiederzugeben, wie er tatsächlich abläuft.

Im Gegensatz zum klassischen Process Mapping nutzt Process Mining bestehende und aktuelle Geschäftsdaten anstelle von Erinnerungen und Eindrücken um eine Prozesslandkarte zu erstellen
Im Gegensatz zum klassischen Process Mapping nutzt Process Mining bestehende und aktuelle Geschäftsdaten anstelle von Erinnerungen und Eindrücken um eine Prozesskarte zu erstellen

Das Ergebnis ist eine Prozesslandkarte, die den tatsächlichen Prozess und nicht nur Annahmen zeigt und alle möglichen Wege vom Anfang bis zum Ende umfasst.

Während Process Mapping unzählige Stunden mit Gesprächen verbringt, benötigt Process Mining nur wenige Stunden bis einige Tage, um die Karte aus Daten zu erstellen.

Aber Process Mining hilft Dir nicht nur dabei, schneller schlauer zu werden. Es ist nicht nur eine Prozesslandkarte, sondern ein Analysewerkzeug, mit dem Du tief in Deinen Prozess eintauchen kannst, um versteckte Verbesserungspotenziale zu finden und zu verstehen, was in Deinem Unternehmen vor sich geht. In Kombination mit Business Intelligence (BI)-Tools wird es sogar noch besser.

Process Mining in Power BI

Process Mining and BI arbeiten Hand in Hand, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu analysieren und zu verbessern und Optimierungsstrategien zu entwickeln. BI bietet Konnektivität zu Backend-Systemen sowie Analyse- und Visualisierungsfunktionen, die Process Mining noch leistungsfähiger machen. Process Mining bietet eine durchgängige Prozesstransparenz und zeigt Zusammenhänge auf, die BI entgehen, weil es sich meist auf spezifische KPIs konzentriert.

Die gute Nachricht für alle Microsoft Anwender ist, dass die weltweit führende BI-Plattform Microsoft Power BI als Teil von Microsoft 365 sofort für sie verfügbar ist. Die noch bessere Nachricht ist, dass sie mit der eingebetteten Process-Mining-Technologie von PAFnow erweitert werden kann, so dass die Anwender ihre Microsoft-Infrastruktur nicht verlassen müssen.

Die PAFnow Process Mining Software baut einfach auf der Power BI-Plattform auf und ermöglicht es Anwendern, das Beste aus Power BI und PAFnow Process Mining in einer Lösung zu nutzen. So können die Anwender gleichzeitig Process Ming-Funktionen, Microsoft AI, Machine Learning und Q&A für ihre Prozessdaten nutzen.

Die zahlreichen Data-Source-Connectoren von Power BI ermöglichen es den Anwendern, Daten aus verschiedenen Informationssystemen zu extrahieren, während eine Vielzahl von Action-Connectoren es ihnen ermöglicht, Process-Mining-Ergebnisse in andere Anwendungen zu injizieren, sie mit Kollegen zu teilen, zusammenzuarbeiten und geeignete Maßnahmen zur Prozessverbesserung genau dort zu ergreifen, wo Prozessprobleme auftreten.

In Kombination mit Monitoring- und Alerting-Funktionen, die Prozessanalysen und -erkenntnisse in handlungsrelevante Key-Performance-Indikatoren umwandeln, kann jeder Mitarbeiter zu einem Prozessexperten werden.

Die Kombination von Process Mining und BI hilft Unternehmen, eine Vielzahl von Geschäftsentscheidungen zu treffen, neue Chancen zu erkennen und effektive Strategien auf der Grundlage von Erkenntnissen zu implementieren, die Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil und langfristige Stabilität verschaffen.

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