Steigerung der Audit-Effizienz
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Steigerung der Audit-Effizienz

Process Mining in der effektiven Kontrollprüfung

Autor: Katharina Laumann, PR Manager und Editor bei der PAF

Die Informationen, die in den vorhandenen Daten in Unternehmenssystemen verborgen sind, können bei der Durchführung von Kontrolltests oder anderen Prüfungsverfahren als Prüfungsnachweis dienen. Process Mining unterstützt interne Revisoren, insbesondere bei internen Kontrolltests, durch das Aufspüren und Visualisieren dieser Informationen.

Die Notwendigkeit von Kontrollprüfungen

Jedes Jahr gibt es unzählige Fälle, in denen Unternehmen aufgrund von Kontrollmängeln, Betrug und Fehlverhalten Millionen verlieren. Die schwerwiegendsten Fälle schaffen es in die Nachrichten, aber auch weniger schwerwiegende Fälle treten häufig auf.

Alle diese Vorfälle haben gemeinsam, dass sie das Ergebnis eines schwachen internen Kontrollsystems sind. Sie unterstreichen die Bedeutung der internen Kontrolle für den Erfolg eines Unternehmens.

Ziel der internen Kontrolle ist es, die betriebliche Effizienz zu steigern, die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten und die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung zu verbessern.

Wirkungsvolle interne Kontrollen bieten die Sicherheit, dass eine Organisation in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien, Industriestandards und gesetzlichen Anforderungen arbeitet.

Ziel der Kontrollprüfung innerhalb einer Wirtschaftsprüfung ist es, festzustellen, ob die internen Kontrollen ausreichen, um Risiken wesentlicher falscher Darstellungen oder Fehlverhaltens aufzudecken oder zu verhindern.

Interne Prüfer spielen eine Schlüsselrolle im internen Kontrollsystem jeder Organisation. Sie sind dafür verantwortlich, zu überprüfen, ob interne Kontrollen vorhanden sind und ordnungsgemäß implementiert und überwacht werden.

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Überwachung von Kontrollvorgängen mit Process Mining

Process Mining ermöglicht es Auditoren, die Wirksamkeit interner Kontrollsysteme schnell und datenbasiert zu beurteilen. Die Technologie ersetzt viele manuelle Prüfungsverfahren, wie z. B. die Nachbildung von Transaktionsabläufen oder Stichprobentests von Kontrollen. Anstelle dieser zeitaufwändigen manuellen Ansätze liefert Process Mining den Auditoren einen detaillierten Walkthrough aller Transaktionszyklen und steigert so die Effizienz und Effektivität des Audits.

Typische Bereiche, in denen Process Mining die Auditoren unterstützt, sind die Vollständigkeit und Genauigkeit von Aufzeichnungen, die Einhaltung von Regeln und das Auftreten von Anomalien.

Beispiel P2P Prozess

Ein Blick auf einen P2P-Prozess, der in nahezu allen Unternehmen zum Einsatz kommt, kann verdeutlichen, wie Process Mining Auditoren genau unterstützt.

  • Vollständigkeit der Aufzeichnungen

    • Gibt es Einkäufe, die empfangen, aber nicht als Einkäufe erfasst wurden?
  • Genauigkeit der Aufzeichnungen

    • Gibt es Kaufbeträge, die nicht ordnungsgemäß erfasst wurden? Gibt es fehlende oder falsche Rechnungen? Unstimmigkeiten zwischen Rechnung und Zahlung? Unausgeglichene Konten? Doppelzahlungen aufgrund falscher Dokumentation?
  • Einhaltung von Vorschriften

    • Halten sich die Personen an die Funktionstrennung? Gibt es unautorisierte Käufe oder Käufe, die nicht korrekt autorisiert wurden (z. B. durch Überspringen von erforderlichen Genehmigungsstufen)?
  • Auftreten von Anomalien

    • Gibt es Konformitäts- oder Compliance-Verstöße, die regelmäßig bei demselben Schritt auftreten? Gibt es Anomalien in Bezug auf ein bestimmtes Auftragsvolumen, Werk, Lieferant etc.?

All diese Fragen und ihre Antworten zeigen, ob die internen Kontrollen effektiv sind, wo es Verbesserungsmöglichkeiten oder sogar regelrechte Lücken gibt. Auditoren bekommen darüber hinaus direkt das Bildmaterial, mit dem sie ihre Untersuchungsergebnisse präsentieren können und das von konkreten Daten untermauert wird. Dies steigert die Effizienz von Audits erheblich, da es Auditoren und Unternehmen hilft, die dringendsten Bereiche für Risikomanagement, Verbesserung und Re-Design zuverlässig zu identifizieren. Gleichzeitig lässt sich zudem feststellen, welche Methoden und Strategien sich als am effektivsten erweisen.

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