So verbesserst Du eure Interne Revision
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Optimierung der Internen Revision

Schnelle und kosteneffiziente vollständige Populationsprüfungen

Autor: Katharina Laumann, PR Manager und Specialist Editor bei der PAF

In jedem Unternehmen ist das Auditing wichtig, weil es sicherstellt, dass die Prozesse, Anforderungen, Richtlinien oder Finanzberichte des Unternehmens korrekt sind und die erforderlichen Standards erfüllen.

Audits werden von einem speziell ausgebildeten Auditor durchgeführt, oft als Teil eines Qualitätsmanagementprogramms.

Es wird zwischen zwei Arten von Audits unterschieden:

  • Im Bereich des statischen Qualitätsmanagements dienen Audits als Nachweis für vertragliche Vereinbarungen. Sie werden daher nur einmal pro Überprüfungszyklus durchgeführt.
  • In der dynamischen Qualitätssicherung dienen Audits dazu, Trends zu erkennen und den Initiatoren von Veränderungen wichtige Rückmeldungen über die Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen zu geben.
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Die interne Revision wird auch häufig eingesetzt, um allgemeine Probleme oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren und die Wirksamkeit von Verbesserungsmaßnahmen zu überwachen.

Unabhängig von der Art der Innenrevision stehen die Auditoren immer vor der gleichen Herausforderung: Aufgrund von zeitlichen und finanziellen Beschränkungen ist es nahezu unmöglich, alle Einträge zu überprüfen, daher müssen sich die Auditoren auf Stichproben in den kritischsten Bereichen verlassen.

Die Risiken der Stichprobenprüfung

  • Das zu prüfende Attribut oder die zu prüfende Aussage wird als unwahrscheinlich eingestuft, obwohl sie in Wirklichkeit wahrscheinlich ist.
  • Das zu prüfende Attribut oder die zu prüfende Aussage wird als wahrscheinlich eingestuft, obwohl sie tatsächlich nicht zutrifft.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass ein Fehler auftritt, weil ein einzelnes isoliertes Ereignis in der Stichprobe auftritt, das nicht repräsentativ für Fehler in der Gesamtpopulation ist.

Der effektivste Weg für Prüfer, das Stichprobenrisiko zu reduzieren, ist die Vergrößerung der Stichprobe.

Aber wie kann man eine größere Stichprobe oder noch besser die gesamte Population prüfen, ohne den Prüfungsprozess unökonomisch und unpraktisch zu gestalten?

Die Antwort auf dieses Problem ist: Prüfung der gesamten Population mit Process Mining!

Wie funktioniert das?

Process-Mining-Tools nutzen die Daten, die in einem Unternehmenssystem gespeichert sind, um eine visuelle Darstellung eines beliebigen Geschäftsprozesses zu erstellen. Das Clevere an Process Mining ist, dass es alle Fälle, die genau den gleichen Weg nehmen, zusammenfasst. So werden alle Wege, die ein Prozess in einem Unternehmen genommen hat, sofort sichtbar.

Typischer Process Flow innerhalb der PAFnow Software
Typischer Process Flow eines P2P-Prozesses. Mit dem Schieberegler am unteren Rand können die Varianten anhand ihrer Häufigkeit nach und nach eingeblendet werden. Außerdem siehst Du sofort Durchlaufzeiten und Loops, die Nacharbeit anzeigen.

So können Auditoren auf einen Blick Ausreißer finden. Aber Process Mining ist damit noch nicht ausgeschöpft.

Die Daten können weiter aufgeschlüsselt werden, zum Beispiel nach Durchlaufzeiten, Nacharbeit oder Transaktionsvolumen. Treten Abweichungen auf, findet und listet die KI-gestützte Root-Cause-Analyse die wahrscheinlichsten Ursachen für die Abweichung auf.

Es gibt auch Funktionen, die es erlauben, Compliance und Verstöße wie z. B. eine Verletzung der Segregation of Duty zu prüfen.

PAFnow Dashboard Segregation of Duty
Das Dashboard 'Segregation of Duty' zeigt eine farbkodierte Aufschlüsselung für jeden einzelnen Vorgang.

Auditoren können auch eine Konformitätsprüfung durchführen, indem sie entweder ein Prozessmodell in das Process-Mining-Tool laden oder das Modell innerhalb des Tools erstellen und es mit dem Ist-Prozess vergleichen.

Außerdem gibt es Benchmarking-Funktionen, um verschiedene Prozesse und ihre Effektivität auf der Grundlage von Faktoren wie Jahr, Land, Anbieter usw. zu vergleichen.

Auditoren, die Process Mining einsetzen, reduzieren drastisch den Zeitaufwand für die Durchsicht großer Datenmengen und erhöhen gleichzeitig die Trefferquote ihrer Erkenntnisse. Darüber hinaus bietet Process Mining ihnen bereits aussagekräftige Visualisierungen, mit denen sie ihre Erkenntnisse teilen und belegen können, sowie klare Hinweise darauf, warum Abweichungen aufgetreten sind und wo sie ansetzen müssen, um Prozesse zu verbessern.

Da mit Process Mining selbst ein vollständiger Populationstest sehr schnell durchgeführt werden kann, können Auditoren es auch in der dynamischen Qualitätssicherung zur Überwachung und zum Benchmarking von Verbesserungsmaßnahmen und -auswirkungen einsetzen.

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