Hohe Einsparungen dank Process Mining für P2P
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Hohe Einsparungen dank Process Mining für P2P

So gelingt der optimierte Einkaufsprozess

Autor: Katharina Laumann, PR Manager und Editor bei der PAF

Procure-to-Pay-Prozesse sind ein wesentlicher Bestandteil fast jedes Unternehmens. Der Procure-to-Pay-Prozess bezeichnet die kontrollierte und koordinierte Aktivität, die durchgeführt wird, um eine Anforderung von Waren oder Dienstleistungen schnell und zu einem angemessenen Preis zu erfüllen. Er umfasst eine Reihe von aufeinanderfolgenden Schritten, die in verschiedenen Abteilungen durchgeführt werden. Diese Schritte beginnen mit der Erstellung einer Bestellung, in der Regel mit einer Bestellanforderung, und durchlaufen den Prozess bis zum Erhalt und der Begleichung einer Rechnung. Die Schritte in einem Procure-to-Pay-Zyklus müssen einer strengen Reihenfolge folgen.

Die Schritte im Procure-to-Pay-Zyklus

A typical procure-to-pay process looks like this:

Ein typischer Procure-to-Pay-Prozess sieht wie folgt aus:

  1. Anforderung von Waren/Dienstleistungen: Jemand im Unternehmen hat einen Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung und beginnt den Prozess des Einkaufs
  2. Antrag: Ein Kaufantrag wird erstellt und zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet. Vorzugsweise wird dieser Kaufantrag aus einer Reihe von vorab genehmigten Anbietern ausgewählt und die Preisgestaltung und die Bedingungen sind die besten für diesen Bedarfsfall.
  3. Bestellung (PO): Die Bestellanforderung wird verwendet, um eine Bestellung zu erstellen, die zur Überprüfung und Genehmigung gesendet wird. Nach der Genehmigung wird die Bestellung an den entsprechenden Lieferanten gesendet und wird zu einem rechtsgültigen Vertrag, sobald sie akzeptiert wurde.
  4. Empfangene Waren und Dienstleistungen: Bei Waren werden die Bestellungen überprüft und im Idealfall werden die eingehenden Lieferpapiere automatisch mit der entsprechenden Bestellung verglichen. Alle Ausnahmen führen zu Rücksendungen, Rückerstattungen oder zusätzlicher Dokumentation, wie es die Umstände erfordern.
  5. Rechnungsstellung: Die Rechnung des Lieferanten wird empfangen und mit der Bestellung und den Lieferpapieren abgeglichen. Ausnahmen werden vermerkt und bei Bedarf bearbeitet. Ordnungsgemäß abgestimmte Rechnungen werden zur Zahlung weitergeleitet.
  6. Zahlung: Das Kreditorenbuchhaltungsteam gibt die Zahlung aus und aktualisiert die Buchhaltungsunterlagen, um den Transfer der Zahlung im Austausch für die Waren/Dienstleistungen widerzuspiegeln.

Entlang dieses P2P-Prozesses wird das Unternehmen mit einer umfangreichen Liste von auftretenden Schwachstellen konfrontiert. Dazu gehören:

  • Geringe Lieferantenintegration
  • Hohe Anzahl von Lieferanten
  • Fehlende Bestellkonzepte
  • Geringes Niveau des Lieferantenmanagements
  • Verwaltung von Lieferantenstammdateien
  • Schnelle Rechnungszahlungen
  • Manueller Freigabe-Workflow für die Rechnungsfreigabe
  • Verlorene Rechnungen
  • Kurze Kreditlaufzeiten

Das bedeutet, dass angestrebte KPIs oft über- oder unterschritten werden, was zu Verschwendung, Nacharbeit und Geldverlusten führt. PAFnow Process Mining kann Deinen P2P-Prozess mit Process Mining Dashboards betrachten und herausfinden, was die Erreichung dieser KPIs verhindert.

Process Mining sammelt Daten aus ERP-Systemen (z. B. SAP, Oracle und Salesforce) sowie aus jeder anderen Art von System. Diese Daten enthalten alle Informationen, die Process Mining benötigt, um ein vollständiges Bild des End-to-End-Prozesses zu liefern. Jedes Detail wird ans Licht gebracht: wie der Prozess wirklich funktioniert, einschließlich wer einen Prozessschritt ausführt, wie lange er dauert und wie er vom Durchschnitt abweicht. Probleme innerhalb des Prozesses werden aufgedeckt, und KI-Algorithmen können die Ursachen für Abweichungen identifizieren. KPIs werden kontinuierlich überwacht und können neu definiert und priorisiert werden, sodass Unternehmen sich auf die wichtigsten und dringendsten Verbesserungsschritte konzentrieren können.

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Idealer Prozess vs Prozess-Realität

Die PAF bietet ein spezialisiertes P2P Content Pack, mit dem Du sofort mit Deiner P2P-Analyse beginnen kannst. Dank vorgefertigter Dashboards kannst Du sofort mit Deiner Analyse beginnen und erhältst schnell Ergebnisse.

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PAFnow maximiert den Erkenntnisgewinn im Hinblick auf:

Hochrisiko-Lieferanten

Erkenne, welche Lieferanten für Dein Unternehmen überlebenswichtig sind (Energie, Vermieter, andere Lieferanten)? Wurden diese Lieferanten immer pünktlich bezahlt? Bei welchen Konten wurde die Bankverbindung vor der Zahlung geändert?

Geringwertige Einkäufe/Rechnungen

Finde Ausweichmethoden und verschlanke deinen Prozess. Sind bestimmte Schritte bei geringen Einkaufsrechnungen überflüssig und können vernachlässigt werden? Oder werden große Rechnungen auf mehrere kleinere aufgeteilt, um die Genehmigungen zu umgehen? Prüfe anhand von Lieferant und Zeit.

Rabatte/Zahlungen

Finde die niedrigsten Preise, um Millionen zu sparen. Wird der Lieferant pünktlich, verspätet oder früh bezahlt und könnte es mehr Rabattpotenzial geben? Betrachte Lieferanten, Materialien/Warengruppen und wie teuer die Transaktion war. Berücksichtigen Sie Zahlungsläufe und Cashflow.

Doppelte Zahlungen

Verlierst Du Geld und Zeit aufgrund von doppelten Zahlungen? Finde heraus, ob es in Deinem Prozess doppelte Zahlungen gibt, wie sie entstehen und vermeide sie in Zukunft.

Maverick buying

Stoppe Maverick Buying ein für alle Mal. Gibt es Rechnungen, die keine Bestellung haben, aber eine haben sollten? Gibt es Fälle, in denen der PO nach der Buchung der Rechnung erstellt wurde?

Analyse der offenen Fälle

Analysiere offene Fälle: Gibt es ausstehende Zahlungen oder ausstehende Lieferungen von Lieferanten? Setze Prioritäten, passe Deinen Prozess an und erhalte alle Bestellungen rechtzeitig.

Audits kontrollieren

Führe eine Prüfung der gesamten Population durch. Gibt es ein Problem mit der Einhaltung der Reihenfolge, gibt es geteilte Bestellungen oder doppelte Rechnungsstellung?
Du willst mehr darüber erfahren, wie Du mit PAFnow schnell und einfach Deinen P2P-Prozess verbessern kannst? Sei bei unserem Webinar dabei, um zu sehen, wie es funktioniert.

Möglichkeiten zur Verbesserung - Was unsere Kunden mit PAFnow erreicht haben

Erfolge mit PAFnow für P2P
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