5 P2P KPI's die du tracken solltest
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5 ‘Warums’ für Kreditorenbuchhaltung und Process Mining

Autor: Jenny Keane, Marketing Manager - North American Go To Market bei der PAF

Die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) beginnt, wenn eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Ihre Aufgabe ist es, Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten zu verarbeiten und zu überprüfen und Rechnungen pünktlich zu bezahlen, und nicht für Produkte und Dienstleistungen zu zahlen, die nicht bezahlt werden sollten. Die Verfolgung der verschiedenen Abteilungen und IT-Systeme, die eine Rechnung durchläuft, ist eine komplexe Aufgabe. Im Bereich AP gibt es viele Ebenen von Vorschriften, Audit-Compliance und Richtlinien, um die Genauigkeit der abschließenden Berichterstattung oder Archivierung zu gewährleisten.

Durch die Visualisierung des AP-Prozesses bildet Process Mining die Pfade zwischen dem ursprünglichen Eingang und der Bezahlung des Eingangs ab. Letztendlich verbessert sich Deine termingerechte Zahlung und Du kannst sofortige Maßnahmen gegen gewohnheitsmäßige und konsistente Probleme in Deinem Prozess ergreifen, wodurch die Liquidität des Unternehmens erhalten bleibt.

Hier sind fünf wertvolle Geschäftsvorteile, die PAFnow Process Mining verfolgt

1. Bargeld-Rabatte ausnutzen

Spare Tausende, indem Du den niedrigsten Preis mit einem Mausklick verfolgst und bezahlst

Process Mining ermöglicht es, die Rechnungen zu finden, bei denen Du Rabatte verpasst hast, und liefert dann ein Prozessbild, um zu verstehen, wo in welcher Zeit der Rabatt verpasst wurde. Mit PAFnow Erkenntnissen erstellst Du einen Plan, der es Dir ermöglicht, so viele Rabatte zu erhalten und so viel Geld wie möglich zu sparen.

2. Ausstehende Tage (DPO)

Verbessere den Cashflow, indem Du die Zeit verkürzen, die Dein Unternehmen benötigt, um Rechnungen zu bezahlen und Lieferanten oder Verkäufer zu bezahlen

PAFnow kann Attribute mit Ihrem Prozess zu verknüpfen. Du kannst Rechnungen oder Beschaffungen, die ausstehend waren/sind, untersuchen und dann in das “Wer, Was, Wo, Wann und (hoffentlich) Warum” eintauchen. Ein Beispiel: Fehler in Rechnungen, wie falsche Zahlen und Lieferanten, die sich negativ auf das Working Capital auswirken. PAFnow kann verspätete Lieferungen von diesen Lieferanten oder Verkäufern aufdecken, so dass Du zukünftige Verträge oder Zahlungsbedingungen entsprechend neu verhandeln kannst.

Oder Du stellst fest, dass Du Probleme hast, Rechnungen in einer bestimmten Zeit des Jahres pünktlich zu bezahlen, was sich auf die Liquidität auswirkt. Mit PAFnow kannst Du den Zahlungszeitraum anpassen oder, wenn möglich, zu anderen Zeiten bestellen.

3. Doppelte Zahlungen

Eliminieren Sie doppelte Zahlungen

Ja, das kommt vor. Eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen erlaubt es, dass Zahlungen von Mitarbeitern außerhalb der Kreditorenbuchhaltung getätigt werden, was jedoch dazu führt, dass Aktivitäten vom selben Benutzer ausgeführt werden. Ähnlich verhält es sich mit Lieferanten, die (manchmal unverschuldet) mehrere Rechnungen ausstellen. Mit Process Mining kann die Buchhaltung diese sofort identifizieren.

4. Pünktliche Zahlungsrate

Visualisiere die Zeit vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung und erhalte Alerts in Echtzeit, um eine pünktliche Zahlung zu erreichen

Wie lange dauert es im Durchschnitt, eine Rechnung vom Eingang bis zur Bezahlung und Archivierung zu bearbeiten? Da verspätete Rechnungen der Hauptgrund für verspätete Zahlungen sind, kannst Du die Anzahl der Tage ermitteln, die mit manueller Arbeit verschwendet werden und in denen die Lieferanten immer noch mit Papierrechnungen bezahlen.

5. Kontaktlose Verarbeitung zur Einhaltung von SLAs

Ermittlung der Anzahl von Tagen, die mit manueller Arbeit verschwendet werden

Eine robuste kontaktlose Verarbeitungsrate für Rechnungen beeinflusst die oben genannten AP KPIs. Die Beseitigung manueller Schritte reduziert die Kosten des AP-Teams und verkürzt die Durchlaufzeit für die Bearbeitung einer Rechnung. Dadurch wird die Kreditorenbuchhaltung zu einer äußerst effektiven und effizienten Funktion der Finanzabteilung. Das profitabelste Ergebnis der Erhöhung der berührungslosen Verarbeitungsrate ist die Fähigkeit, Skonti zu erfassen, wie wir bereits erwähnt haben.

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