5 zentrale KPIs für einen optimierten O2C-Prozess
in Lernen | PAFnow | O2C

5 zentrale Accounts Receivable KPIs für einen optimierten O2C-Prozess

Autor: Vanessa Straub, Marketing - North American Go To Market bei der PAF

Das letzte Jahr war geprägt von Hindernissen, bedingt durch die anhaltende globale Pandemie und die wirtschaftlichen Schwierigkeiten in vielen Regionen der Welt. Für viele Unternehmen stellt dies eine Herausforderung dar, denn Ihre Debitorenabteilung drängt darauf, mehr Geld von einem Kunden einzutreiben, der weniger zahlungswillig ist. Mit Blick auf das Jahr 2021 konzentrieren sich die Unternehmen immer mehr auf die Wiederherstellung der Zahlungsfähigkeit - das bedeutet, dass die Debitoren- und Inkassoteams mit maximaler Kapazität und Effizienz arbeiten sollten.

Folgende 5 wichtigen KPIs sollte jedes AR-Team im Auge behalten

1 – Durchschnittliche Überfälligkeitstage (Average Days Delinquent, ADD)

Average Days Delinquent (ADD) ermöglicht es Dir, einen Blick auf Deine gesamte Inkassoleistung zu werfen. Damit ist ADD ein wertvoller KPI, wenn Du einen schnellen und zuverlässigen Überblick über die Leistung Deines Teams haben möchtest. Das liegt vor allem daran, dass er einfach zu berechnen ist und zuverlässige Dateninputs beinhaltet. Diese Kennzahl bezieht sich ausschließlich auf das Fälligkeitsdatum einer Forderung (das in der Regel zuverlässig in Verträgen und Rechnungen erfasst wird) und das Zahlungsdatum dieser Forderung (das zuverlässig zum Zeitpunkt der Zahlung erfasst wird).

Auf der grundlegendsten Ebene bietet ADD einen wertvollen Überblick über die Inkassoleistung und erfordert dabei nur sehr wenig von Eigenleistung. Du musst dich nicht durch Deine Daten graben, die Wahrscheinlichkeit von Ungenauigkeiten oder Verzerrungen ist sehr gering, und die Berechnungen, auf denen ADD basiert, sind sehr einfach.

error
The Process Miner - PAFnow Newsletter
Erfahre alle Neuigkeiten rund um PAFnow und Power BI, entdecke spannende Events und Webinare sowie hilfreiche Videos uvm. >> Hier anmelden

2 – Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO)

Die DSO (Days Sales Outstanding) ist der am häufigsten verfolgte KPI für die Debitorenbuchhaltung. Durch die Ermittlung der durchschnittlichen Anzahl von Tagen, die für den Einzug von Zahlungen benötigt werden, kannst Du den Cashflow im Auge behalten - auf individueller Kunden- und Unternehmensebene.
Die DSO hilft bei der Identifizierung von Kunden, die regelmäßig Deine Quote in die Höhe treiben, und kann Dir die nächsten Schritte und Prioritäten zur Verbesserung der Inkassodurchführung aufzeigen. Es ermöglicht Dir zu verstehen, wo die Probleme auf Kundenseite ihren Ursprung haben könnten. Schließlich kann die DSO Dir dabei helfen, herauszufinden, wie verschiedene Marktkräfte die Zahlungsfristen beeinflussen, so dass Du proaktiv handeln und Deine Strategie anpassen kannst.
Im Allgemeinen ist ein niedriger durchschnittlicher DSO besser für die Maximierung des Cashflows. Eine sehr niedrige DSO ist für die meisten Branchen nicht typisch; nur in solchen, in denen Zahlungsfristen und Inkasso-Effektivität zwei zentrale Stellhebel sind.

3 – Prozentsatz der aktuellen Forderungen

Das Problem bei der DSO ist, dass sie die Forderungen nicht berücksichtigt, bevor sie fällig sind, sondern nur den Anteil der bereits überfälligen Forderungen. Also Forderungen, die bereits zu einem Problem geworden sind. Das bedeutet, dass sie nicht viel dazu beitragen kann, Dein Inkassoteam bei der proaktiven Arbeit zu unterstützen. Hier kommt der Prozentsatz der aktuellen Außenstände ins Spiel.
Der prozentuale Anteil der aktuellen Außenstände hilft Dir, die relative Verteilung der aktuellen und überfälligen Forderungen besser zu verstehen. Dadurch kann Dein Team proaktiver mit hohen Forderungen umgehen, die kurz vor der Fälligkeit stehen, weil hierbei eben nicht nur die verspäteten Zahlungen berücksichtigt werden.
Dieser KPI hilft dabei, echte Veränderungen in Deinen AR-Abteilungen voranzutreiben. Er unterstützt die Idee, dass Teams proaktiv arbeiten sollten, um mit maximaler Kapazität zu arbeiten und die besten Ergebnisse zu liefern. Das fängt damit an, dass man sich auf die Faktoren Alter, Risiko und Wert der Forderung konzentriert - nicht ausschließlich auf die älteste Forderung. Auf diese Weise verbringen die Teams weniger Zeit mit überfälligen Zahlungen, die möglicherweise nie eintreffen, und erhalten stattdessen mehr Bargeld in kürzerer Zeit zurück.

4 – Collections Effectiveness Index (CEI)

Das Verstehen und Beseitigen der Ausführungslücken in Deinen Inkassoprozessen ist essentiell, wenn Du eine strenge Kontrolle über Dein Liquiditätsmanagement aufrechterhalten willst. Es kann jedoch schwierig sein, festzustellen, wo Dein Team ineffizient gearbeitet hat. Mit KPIs wie DSO erhältst Du zwar einen Gesamteindruck vom Zustand Deines Cashflows, aber kein vollständiges und zuverlässiges Bild. In diesem Fall ist Dein Collections Effectiveness Index ein wichtiger Indikator. Collections Effectiveness Index (CEI) misst speziell die Effektivität Deiner Inkassoabteilung bei der Sicherstellung überfälliger Zahlungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens. Durch die Berechnung des prozentualen Anteils der eingezogenen Zahlungen im Vergleich zu den verfügbaren Forderungen kannst Du erkennen, ob es möglicherweise Probleme gibt. Process Mining oder EMS können dann verwendet werden, um weiter zu identifizieren, wo Ausführungslücken liegen könnten. Im Idealfall sollte dieser Wert über 80 % liegen - die besten Kreditorenabteilungen erreichen 83 % CEI. Fällt er darunter, ist das ein klares Indiz dafür, dass etwas ihre Ausführungskapazität behindert - sei es der Status des Kunden, die Art und Weise, wie bestimmte Kunden angesprochen werden, oder die Effizienz des Teams. Wenn sich Dein Unternehmen und Deine Kreditorenabteilung weiterentwickeln, solltest Du diese Kennzahl häufig und über kürzere Zeiträume hinweg verfolgen, um Einblicke in Lücken in Deinen Prozessen zu erhalten, sobald diese auftreten.

5 – Operative Kosten pro Inkasso

Für viele Unternehmen konzentrieren sich die Bemühungen zur Erholung von COVID verständlicherweise auf strategische kurzfristige Ziele und Verbesserungen, also auf die Art von Veränderungen, die sie stabil und betriebsfähig halten. Aber in Zeiten des Wandels ist es auch wichtig, zu überlegen, wie aktuelle Entscheidungen langfristige Effizienzgewinne unterstützen können. Diese proaktive Vorgehensweise kann Deinem Unternehmen helfen, Schwierigkeiten zu überwinden.
Die Überwachung der Betriebskosten pro Inkasso kann unglaublich wertvoll sein, um die langfristige Verbesserung und Optimierung des Inkassos zu unterstützen. Dies ist eine der wenigen Kennzahlen, die über den reinen Forderungsbestand hinausgeht und berücksichtigt, wie die Ausführungskapazität Deines Teams (sowie die sie umgebenden Prozesse) maximiert werden kann, um mehr Inkasso zu niedrigeren Kosten zu liefern. Die Verfolgung dieses KPIs wird Dir wahrscheinlich weder helfen, schnelle Lösungen zu finden, noch wird es Dir helfen zu verstehen, wie Deine Leistung im Vergleich zu der Deiner Konkurrenten aussieht. Der Aufbau einer zuverlässigen Sicht auf Deine Kosten pro Inkasso, basierend auf genauen Daten (die unverfälscht sind), ist eine schwierige Aufgabe, die jedoch mit der richtigen Technologie leicht zu erreichen ist. Wenn dieser KPI genau verfolgt wird, kann er signifikante Veränderungen und Verbesserungen in Deiner Kreditorenabteilung unterstützen.
Immer mehr A/R-Teams stellen fest, dass sie mit den heutigen Methoden und Kennzahlen nur wenig zur Verbesserung des Inkassos beitragen können. Um diesen Trend zu ändern, muss Dein Team proaktiver werden und nach Möglichkeiten suchen, seine Effizienz zu verbessern, indem es die Ausführungskapazität seiner Abteilung maximiert. Operational Cost per Collection ist ein hervorragendes Werkzeug für jene Teams, die interne Optimierungen und mehr liefern wollen.

» PAFnow Order-to-Cash (O2C) Solution
» PAFnow Process Mining Software in Power BI